Zorg op afstand: Overeenkomsten

Beeldschermzorg als juiste zorg op de juiste plaats, wordt op dit moment overal deel van de dagelijkse zorgpraktijk. Om de kwaliteit van zorg zo goed mogelijk te waarborgen is dit noodzakelijk. Niet alleen in tijden van pandemie, ook daarna. Omdat een zorgaanbieder bij het gebruik van beeldschermzorg nog steeds verantwoordelijk is voor de kwaliteit van zorg, doet hij of zij er goed aan om de nodige juridische afspraken te maken. Maar wat is nodig?

Meer informatie

Overeenkomsten

Bij de inkoop of de verkoop van beeldschermzorg kan gebruik gemaakt worden van de volgende documenten om de nodige afspraken te maken:

Offerte/ overeenkomst

Hierin wordt afgesproken wat geleverd wordt tegen welke vergoeding en voor welke duur. In de overeenkomst kan ook worden vastgelegd in hoeverre de aansprakelijkheid wordt beperkt. Hierbij kan een evenwicht worden gezocht tussen de risico’s die door partijen worden gelopen en de vergoeding die voor de dienst wordt voldaan. Verder zijn bij diensten waarmee zorg op afstand wordt geleverd vaak aanvul-lende afspraken nodig omdat de zorg wordt geleverd op grond van een behandelingsovereenkomst; de hulpverlener moet voldoen aan zijn zorgplicht; de standalone software als medisch hulpmiddel wordt gekwalificeerd; gegevens zoals verwerkt middels de dienst (ook) in het patiëntdossier opgenomen moeten worden en/of omdat er een bepaalde bewaartermijn geldt. Vaak maken voorgaande punten in ieder geval afspraken over continuïteit en exit noodzakelijk.

Algemene (inkoop)voorwaarden

Door zorgaanbieders wordt vaak gebruik gemaakt van de Algemene Inkoopvoorwaarden Gezondheidszorg (AIVG). Door ICT-dienstverleners wordt regelmatig gebruik gemaakt van de voorwaarden van NLdigital (voorheen Nederland ICT, ICT Office of FENIT. Dergelijke branchevoorwaarden zijn (uiteraard) vooral in het voor-deel van de partijen voor wie ze zijn geschreven. Van belang is dat de uiteindelijk gehanteerde voorwaarden aansluiten bij de specifieke dienstverlening en bij de belangen en verplichtingen van de ICT-leverancier en de zorgaanbieder. 

Een aandachtspunt is bijvoorbeeld dat een dienst ten behoeve van zorg op afstand meestal aan meerdere partijen wordt geleverd door de leverancier, overdracht van intellectueel eigendom is dan niet mogelijk. Een gebruiksrecht wel. 

Aandachtspunten voor de zorgverlener zijn dat migreren naar een nieuw systeem vaak niet een twee drie gebeurd is en dat vanwege (onder andere) de dossierplicht, (patiënt)data niet verloren mag gaan. Opzegtermijnen en afspraken over beschikbaarheid en exit moeten daarbij aansluiten.

Kortom, het is nodig om in de overeenkomst afwijkingen van de gehanteerde standaard inkoopvoorwaarden op te nemen. Alleen dan sluiten de afspraken aan op de dienst en de wettelijke verplichtingen van de zorgaanbieder.

Service Level Agreement (SLA)

Bepaalde meetbare prestaties zoals beschikbaarheid van de dienst en reactietijden van de support ingeval van een incident, worden vastgelegd in een SLA. 

Er kunnen duidelijke afspraken gemaakt worden over beschikbaarheidspercentages en over de gevolgen als dergelijke percentages niet gehaald worden. 

Bij beeldschermzorg is vaak een hoog niveau van service noodzakelijk, houd daar rekening mee bij de keuze voor een bepaalde (invulling van de) SLA. 

Verwerkersovereenkomst

De zorgaanbieder en de leveranciers zijn volgens de AVG verplicht om afspraken te maken over de omgang met persoonsgegevens.

Deze afspraken dienen te worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. De verwerkersovereenkomst kan een opzichzelfstaand document zijn, maar kan ook geïntegreerd worden in de algemene voorwaarden. Door zorgaanbieders wordt veelal de standaard verwerkersovereenkomst van de Brancheorganisaties Zorg gehanteerd, de BOZ-verwerkersovereenkomst.

In deze overeenkomst staan tenminste de verantwoordelijkheden ten aanzien van de persoonsgegevens beschreven waaronder in ieder geval de verplichting tot geheimhouding, wordt vastgelegd dat de leverancier (de verwerker) uitsluitend in de opdracht van de zorgaanbieder (de verwerkingsverantwoordelijke) de persoonsgegevens mag verwerken en wordt geregeld hoe en op wiens kosten de zorgaanbieder de informatiebeveiliging mag controleren.

Ook afspraken over doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EU en het inschakelen van onderaannemers, waarvoor de zorgaanbieder altijd toestemming moet geven of bezwaar tegen moet kunnen maken, worden vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.  

In de verwerkersovereenkomst kunnen afspraken worden gemaakt over de te hanteren beveiligingsnormen, bij verwerking van medische persoonsgegevens wordt het voldoen aan een aantal normen in bepaalde gevallen verplicht gesteld. De volgende normen zijn in ieder geval relevant in de zorg:

  • NEN 7510: de algemene norm overinformatiebeveiliging binnen de zorg.  
  • NEN 7512: deze aanvullende normregelt de vertrouwensbasis voor gegevensuitwisseling en elektronische communicatie in de zorg. De norm stelt minimumeisen aan de bron van de informatie, het transportkanaal en de ontvanger van de gegevens. 
  • NEN 7513: deze toevoeging gaat overhet (verplichte) stelselmatig registreren van acties op elektronische patiëntendossiers (“logging”).
Lees meerLees minder

Voor de eindgebruiker

Bij het aanbieden van beeldschermzorg aan cliënten, is het nodig en/of verplicht om bepaalde documenten richting de eindgebruikers te hanteren:

Privacy- (en cookie)verklaring

Een privacyverklaring is op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht als er persoonsgegevens worden verwerkt. Hierin wordt duidelijk beschreven welke persoonsgegevens worden verzameld en met welk doel (zie meer informatie via deze link). 

Een cookieverklaring is verplicht als er met cookies wordt gewerkt. Bedenk bij het gebruik van third party cookies altijd dat voor het delen van medische persoonsgegevens met derden uitdrukkelijke toestemming nodig is van de betrokkene. Ook worden de medische persoonsgegevens over het algemeen met een ander doel verzameld dan het doel waarvoor de gegevens middels cookies worden verwerkt. Het gebruik van andere dan functionele cookies is daarom af te raden en over het algemeen niet toegestaan zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.  

Gebruiksvoorwaarden

Het kan nodig zijn om gebruiksvoorwaarden te hanteren waarin wordt uitgelegd welke spelregels er gelden bij het gebruik van de applicatie en waar men terecht kan met vragen en klachten. Als er sprake is van een medisch hulpmiddel, is het verplicht om klachten door te sturen naar de fabrikant en een register bij te houden van de klachten. 

In de gebruiksvoorwaarden kan ook een notice and takedownprocedure worden opgenomen. Lees hier meer over deze procedure.

Lees meerLees minder

Behandelingsovereenkomst en zorgplicht

De Wet op de geneeskundige behandelings-overeenkomst (WGBO) regelt de samenwerking tussen de patiënt en de zorgaanbieder, in deze wet als ‘hulpverlener’ aangeduid. De wet is (in ieder geval) van toepassing zodra er sprake is van een behandelingsovereenkomst tussen de hulpverlener en de patiënt.

Deze overeenkomst komt tot stand wanneer de hulpverlener zich verbindt tot het uitvoeren van medische handelingen die rechtstreeks betrekking hebben op de betreffende patiënt. De overeenkomst komt (nu) ook tot stand als de hulpverlener de medische handelingen op afstand verricht.

De volgende onderwerpen uit de WGBO zijn voor de hulpverlener belangrijk:

Kwaliteit van zorg

Op grond van de WGBO is de hulpverlener altijd verplicht te handelen als goed hulpverlener. Dit wordt ook wel de ‘zorgplicht’ van de hulpverlener genoemd. Dat kan betekenen dat de hulpverlener een verzoek van een patiënt voor een bepaalde behandeling moet afwijzen, als dat onverenigbaar is met de voor een goed hulpverlener geldende professionele standaard.

Verder houdt de zorgplicht in dat de hulpverlener de patiënt goed dient te informeren over de voorgenomen behandeling (de informatieplicht). 

Dit geldt ook bij het verlenen van zorg op afstand, zoals het geven van medisch advies via een online communicatiemiddel. Voor het verlenen van zorg op afstand geldt dat indien er nog geen behandelingsrelatie bestaat het eerste consult tussen hulpverlener en patiënt face2face plaats dient te vinden. Om de kans op verspreiding van het coronavirus te verkleinen en de druk op zorgaanbieders te verlichten, heeft de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) op deze regel tijdelijk een uitzondering gemaakt. Zorgaanbieders kunnen het eerste consult met een patiënt nu ook digitaal of telefonisch doen. 

Toestemming 

Voor het uitvoeren van de behandelingsovereenkomst is de toestemming van de patiënt vereist. Voor minderjarige of meerderjarige wilsonbekwame patienten geldt een apart regime. 

Patiëntrechten

Op grond van de WGBO heeft de patiënt recht op inzage en/of afschrift van zijn patiëntgegevens. 

Opzegging

De hulpverlener kan de behandelingsovereenkomst, behoudens gewichtige redenen, niet opzeggen. 

Dossierplicht, geheimhouding en bewaartermijn

Zie voor meer informatie onder 4 van de factsheet “Zorg op afstand | verplichtingen”. 

Lees meerLees minder

Beschikbaarheid

Een hulpverlener en eventueel de instelling waar hij in dienst is, hebben veel belang bij beschikbaarheid van de ‘beeldschermzorg’-applicatie. Zeker nu in tijden van corona, nu face2face-contact in sommige gevallen helemaal wegvalt, moet de beschikbaarheid en continuïteit van de ‘beeldschermzorg’-applicatie geborgd worden. Enerzijds om de kwaliteit van zorg te kunnen waarmaken en anderzijds om eventuele patiëntgegevens niet verloren te laten gaan. 

De afspraken over beschikbaarheid van beeldschermzorg kunnen gemaakt worden in de SLA. Aanvullend kunnen er afspraken gemaakt worden over een goed back-up systeem waardoor het risico op verlies van gegevens en het langdurig niet-beschikbaar zijn wordt beperkt. 

Naast afspraken die gelden voor de duur van de overeenkomst, is ook een goede exit-strategie belangrijk. Wat gebeurt er met middels de dienst opgeslagen informatie bij of na het beëindigen van de overeenkomst?

Er kan worden afgesproken dat de informatie na beëindiging wordt aangeleverd, op zo een manier dat de gegevens gemigreerd kunnen worden naar een nieuw systeem. Ook kan worden afgesproken dat gegevens worden opgeslagen in een open en gedocumenteerd formaat. 

Echter wat als de leverancier ophoudt te bestaan, bijvoorbeeld vanwege faillissement. Dan zijn andere afspraken nodig om de beschikbaarheid van de dienst of in ieder geval van de data te waarborgen. Maatregelen waaraan gedacht kan worden is het aanstellen van een derde partij die de beschikking krijgt over de essentiële onderdelen van de dienst en zo de dienstverlening kan voortzetten op het moment dat de leverancier failliet gaat. Lees hier meer over het waarborgen van continuïteit van applicaties en/of data.

Meer informatie ontvangen?

Wilt u meer informatie over ‘Zorg op afstand’, onze diensten of advies? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. 

Neem contact op

legaltools-big

Meer informatie ontvangen?

Bel ons voor meer informatie op telefoonnummer: 020 663 1941 (voor ICTRecht Groningen: 050 209 3499). Een bericht achterlaten via het formulier kan ook: een van onze juridisch adviseurs neemt dan contact met u op.

Wanneer u een aanvraag bij ons doet, volgt altijd eerst een vrijblijvend kennismakingsgesprek: telefonisch, bij ons op kantoor of bij u op locatie.

Laat uw gegevens achter