Privacy- en cookieverklaring

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving. Dit betekent dat wij:

Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en alleen de persoonsgegevens verwerken die nodig zijn voor onze doeleinden.
Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
De benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Doeleinden van de gegevensverwerking

In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij je uit wat wij doen met de informatie die wij over jou verkrijgen. Door gebruik te maken van onze diensten of door onze websites www.ictrecht.nl en www.werkenbijictrecht.nl te bezoeken, verkrijgen wij verschillende soorten persoonsgegevens van je. Hieronder wordt aangegeven welke persoonsgegevens wij van je verkrijgen, voor welke doel wij deze persoonsgegevens verwerken en hoe lang die worden bewaard. Als je vragen hebt of wilt weten wat wij precies van je bijhouden, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Het leveren van onze diensten

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Naam contactpersoon
(Zakelijk) telefoonnummer
(Zakelijk) e-mailadres
Organisatienaam (optioneel)
Betaalgegevens
Factuurgegevens
Eventuele inhoud van correspondentie/documentatie

Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met jouw organisatie uit te voeren en de daaruit voortvloeiende relaties te onderhouden. De persoonsgegevens worden tot twee jaar na afloop van de overeenkomst bewaard. In het geval we geen overeenkomst aangaan, bewaren wij deze persoonsgegevens tot twee jaar na afloop van het offertetraject. Sommige persoonsgegevens worden langer bewaard als wij daartoe verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).

ICTRecht Academy

Wij verzorgen (inhouse) trainingen, (inhouse) opleidingen en webinars via de ICTRecht Academy. Via onze website kun je je aanmelden voor deze opleidingen, trainingen en webinars.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
Organisatienaam (optioneel)
(Zakelijk) telefoonnummer (optioneel)
(Zakelijk) e-mailadres
Vestigingsadres- en plaats
(Zakelijke) factuurgegevens
(Zakelijke) betaalgegevens
Functietitel en achtergrond deelnemer
BAR-nummer
Inkoopnummer/referentie
Opleidingsvoortgang
Postadres voor lesmateriaal
Eventuele inhoud van correspondentie
Eventuele dieetwensen en/of allergieën

Wij verwerken deze informatie voor de uitvoering van de overeenkomst met jou, waaronder het toezenden van het trainingsmateriaal en praktische informatie, het afgeven van een bewijs van deelname, het factureren en het verzorgen van de lunch op locatie. Voor de verwerking van allergieën en dieetwensen, oftewel bijzondere persoonsgegevens, vragen wij om je expliciete toestemming.

Wanneer je werkgever een (inhouse) opleiding of training bij ons afneemt, verwerken wij jouw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met jouw werkgever uit te voeren.

Gebruikelijk geven wij trainingen op een trainingslocatie. Voor onze trainingen, zowel de openbare trainingen als de trainingen binnen de opleidingen, maken wij daarnaast gebruik van een online leeromgeving. Om je hiertoe toegang te kunnen geven maken wij een account voor je aan door middel van een e-mailadres en zelfgekozen wachtwoord. Dit account en de toegang tot de online leeromgeving wordt een halfjaar bewaard in geval van een losse training, anderhalf jaar in geval van een éénjarige opleiding en één jaar in het geval van een opleiding korter dan een jaar. Er wordt gerekend vanaf de startdatum van de opleiding, respectievelijk de trainingsdatum van een losse training. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).

Daarnaast biedt ICTRecht serious games aan, gericht op het vergroten van het bewustzijn bij spelers over onderwerpen zoals privacy, security en AI. In het geval er persoonsgegevens worden verwerkt bij gebruik van deze serious games wordt er in de game een specifieke privacyverklaring aangeboden. Hier kun je meer uitleg vinden over de omgang met jouw persoonsgegevens door ICTRecht.

IAPP

Wij zijn een officiële trainingspartner van de International Association of Privacy Professionals (IAPP). Via de IAPP kun je bepaalde internationaal erkende certificeringen behalen. Om de officiële IAPP-training (zoals CIPP/E of CIPM) te kunnen volgen en toegang te kunnen krijgen tot het IAPP-portal met relevant trainingsmateriaal, inclusief een voucher voor het IAPP-examen, geven wij jouw persoonsgegevens door aan de IAPP.

Het gaat dan om jouw:

Voor- en achternaam
(Zakelijk) e-mailadres
Welke certificering je wenst te behalen, en welke datum je de training volgt

Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met jouw werkgever uit te voeren. Wanneer je je als individu hebt aangemeld voor een IAPP-training, geven wij deze persoonsgegevens door, omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met jou gesloten hebben. De IAPP verwerkt jouw persoonsgegevens voor eigen doeleinden en is zelf verantwoordelijk voor het gebruik van die persoonsgegevens. Raadpleeg de privacyverklaring van de IAPP voor meer informatie hierover. Wij bewaren jouw persoonsgegevens tot één jaar na de door jou afgeronde training. Wij bewaren sommige gegevens langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).

Nieuwsbrief

Via onze website kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief. In deze nieuwsbrief informeren wij je maandelijks per e-mail over informatie, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van ICT en recht en houden wij je op de hoogte van producten, diensten en aanbiedingen van ICTRecht.

Hiervoor verwerken wij jouw e-mailadres. Wij gebruiken jouw e-mailadres op basis van jouw toestemming. Je kunt je op ieder moment afmelden voor de nieuwsbrief. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Op het moment dat je je afmeldt, verwijderen wij jouw e-mailadres.

Anonimiseren

Wij kunnen persoonsgegevens, die wij via het gebruik van website verkrijgen, anonimiseren. Dit betekent dat de door ons oorspronkelijk verkregen persoonsgegevens, zodanig anoniem zijn gemaakt, dat de betrokkene niet meer identificeerbaar is aan de hand van deze gegevens. De gegevens worden daardoor niet langer als persoonsgegevens beschouwd, waardoor er geen privacyrisico's aan verbonden zijn.

Voor het anonimiseren van gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Door middel van deze geanonimiseerde gegevens kunnen wij namelijk statistisch onderzoek doen en onze website verbeteren.

Contact

Wij bieden verschillende mogelijkheden om contact met ons op te nemen. Dit kan telefonisch, maar ook via de mail of het contactformulier.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
(Zakelijk) e-mailadres
(Zakelijk) telefoonnummer
Organisatienaam
Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht

Wij gebruiken deze persoonsgegevens om jouw verzoek tot contact zorgvuldig af te handelen (uitvoering van de overeenkomst). We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal twee jaar nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag goed hebben afgehandeld.

Solliciteren voor een baan bij ons

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Curriculum Vitae
Motivatiebrief
Brainsfirst resultaten
Cijferlijsten (optioneel)
Referenties (optioneel)
Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie

Wij verwerken jouw sollicitatiegegevens ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst. Mocht je na afloop van de sollicitatieprocedure niet bij ons in dienst treden, dan bewaren wij de sollicitatiegegevens niet langer dan zes weken na beëindiging van de procedure. Zo kunnen wij je alsnog benaderen als de eerder gekozen kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt te zijn. Wanneer wij je op dat moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen wij – met jouw toestemming - jouw sollicitatiegegevens maximaal twee jaar bewaren. Voor het einde van deze termijn vragen wij opnieuw toestemming om jouw sollicitatiegegevens nog twee jaar te bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken in het systeem of door ons een e-mail te sturen.

Als je bij ons komt werken bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in je personeelsdossier.

Een onderdeel van de sollicitatieprocedure is een assessment van Brainsfirst. Dit is een online assessment, waarmee jouw cognitieve functies gemeten worden. Het uitvoeren van dit assessment is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat de sollicitant binnen het profiel past dat wij zoeken. Wij verwerken deze informatie op basis van ons gerechtvaardigd belang. Met jouw toestemming kan Brainsfirst jouw resultaten ook verwerken voor eigen doeleinden. Raadpleeg voor meer informatie de privacyverklaring van Brainsfirst.

Daarnaast is een social media- en internet screening onderdeel van de procedure. We verwerken deze persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat ons imago gewaarborgd blijft bij het aannemen van nieuw personeel. Gevonden informatie kan gebruikt worden voor verdere beoordeling tijdens het sollicitatieproces. We zoeken hierbij naar jouw naam op Google en eventuele openbare profielen op social media. We zullen je niet vragen om toegang te verlenen tot afgeschermde social media-pagina’s of om een connectie met ons te maken. Uiteraard worden onze bevindingen altijd met je besproken. We wijzen geen kandidaten af enkel op basis van de resultaten van deze screening. Mocht je bezwaar hebben tegen de screening, kun je dit per e-mail aangeven op het moment van solliciteren.

Talentpool

Wij maken gebruik van een talentpool. Een talentpool is een groep interessante kandidaten voor toekomstige interne/externe vacatures. Wij voegen nieuwe kandidaten toe aan onze talentpool na een telefonisch gesprek en alleen als je daarmee instemt. Verder hebben wij regelmatig (telefonisch/per e-mail) contact met de kandidaten uit onze talentpool.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
Woonplaats
E-mailadres
Telefoonnummer
Curriculum Vitae
Werkervaring
Je wensen en voorkeuren voor toekomstige functies
Overige informatie die je aan ons verstrekt

Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van jouw toestemming. Je kunt je op elk moment afmelden voor de talentpool. We bewaren jouw persoonsgegevens maximaal twee jaar en vragen voor het einde van deze periode opnieuw toestemming om jouw persoonsgegevens nog twee jaar te bewaren.

ICTRecht Samen

Wij hebben een netwerk opgezet voor ZZP’ers, genaamd ICTRecht Samen. Door dit netwerk binden wij extra kennis aan onze organisatie en vergroten wij onze mogelijkheden om klanten breder en specifieker te ondersteunen.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
Woonplaats
E-mailadres
Telefoonnummer
Curriculum Vitae
LinkedIn-profiel (openbaar)
Overige informatie die je aan ons verstrekt

Na aanmelding voor het netwerk verwerken wij de persoonsgegevens ter voorbereiding op het sluiten van de mantelovereenkomst. Mocht er na zes maanden geen mantelovereenkomst zijn gesloten, of mocht de mantelovereenkomst door één van de partijen worden ontbonden, dan verwijderen wij de persoonsgegevens.

Klanttevredenheidsonderzoek

Om de kwaliteit van onze dienstverlening te onderzoeken en te verbeteren, voeren wij klanttevredenheidsonderzoeken uit. We kunnen klanten en/of gebruikers van de websites uitnodigen om een vragenlijst in te vullen om vervolgens een gesprek aan te gaan.

Hiervoor verwerken we de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
Functie en organisatie
E-mailadres
De input op de vragenlijst

Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te verbeteren. Daarnaast kunnen we, met jouw toestemming, een video-opname maken van het gesprek. Deze opname gebruiken we enkel voor onderzoeksdoeleinden en bewaren we maximaal zestig dagen. Mocht je jouw toestemming in willen trekken, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Referenties

Op onze website presenteren wij verschillende referenties van onze medewerkers en samenwerkingen met onze opdrachtgevers. Wij proberen jou op deze manier een volledig beeld te geven van onze diensten en van hoe het is om bij ons in dienst te zijn. Wij verwerken de persoonsgegevens op basis van toestemming van de recensenten. Deze toestemming kan te allen tijde gemakkelijk weer ingetrokken worden door contact met ons op te nemen via de contactgegevens die onderaan deze privacy- en cookieverklaring te vinden zijn.

Hiervoor verwerken wij de volgende gegevens:

Naam van de recensent
Naam van de organisatie waar de recensent werkzaam is
Eventueel foto’s door de organisatie/recensent verstrekt
Eventueel persoonsgegevens als inhoud van de referentie

Wij hebben deze persoonsgegevens nodig om de referentie te beoordelen en te verwerken op de website. Wij bewaren de persoonsgegevens tot vijf jaar nadat de referentie is gepubliceerd of totdat je je toestemming hebt ingetrokken.

Wanneer kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met derden?

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde persoonsgegevens te verwerken;
dat nodig is om de overeenkomst met je uit te voeren;
je hier toestemming voor geeft;
wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

In deze tabel vind je een overzicht van de partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn.

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd. Bij het delen van uw persoonsgegevens met deze partijen nemen wij passende waarborgen om jouw privacy te beschermen.

De Europese Commissie heeft voor 15 landen een adequaatheidsbesluit vastgesteld. Op basis van een adequaatheidsbesluit kunnen persoonsgegevens veilig vanuit de EER worden doorgegeven aan bedrijven in deze landen, zonder dat er aanvullende waarborgen getroffen moeten worden.

Als we persoonsgegevens delen met bedrijven in andere landen zonder adequaatheidsbesluit (of Amerikaanse bedrijven die niet onder het EU-VS Data Privacy Framework vallen), nemen we extra beschermingsmaatregelen in de vorm van zogeheten passende waarborgen. Dit houdt in dat wij extra actie ondernemen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij gebruiken hiervoor onder meer standaardcontractbepalingen (SCCs).

Wanneer wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de EER op basis van SCCs, heb je de volgende rechten:

Informatie opvragen over de doorgifte, inclusief een kopie van de SCCs.
Contact opnemen met zowel ons als de ontvangende partij voor informatie.
Klachten indienen bij de ontvangende partij, Autoriteit Persoonsgegevens, een bevoegde rechtbank in de EER of een onafhankelijk geschillenorgaan.
Schadevergoeding eisen bij schending van de SCCs.

Deze rechten komen boven op jouw algemene privacyrechten onder de AVG. Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van ICTRecht en niet op andere websites die via onze website toegankelijk zijn.

Beveiliging

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, jouw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw persoonsgegevens, dat de toegang tot jouw persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

logische toegangscontrole op onze laptops en systemen, gebruikmakend van wachtwoorden;
fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, waaronder toegangschips en camerabeveiliging in ons kantoorpand;
encryptie (versleuteling) van digitale bestanden;
organisatorische maatregelen voor de toegangsbeveiliging;
beveiliging van netwerkverbindingen via Transport Layer Security (TLS) technologie;
doelgebonden toegangsbeperkingen.

Wij werken zoveel mogelijk digitaal: oude papieren gaan door de shredder en digitale documenten zijn beveiligd.

ReCAPTCHA

Wij gebruiken de reCAPTCHA service van Google om onze website te beschermen tegen spam en misbruik. Voor het goed functioneren van Google reCAPTCHA worden het IP-adres van een websitebezoeker, de muisbewegingen en mogelijk ook andere data verzameld. Deze informatie wordt verstuurd naar en verwerkt door Google. Door deze informatie te analyseren kan Google opmaken of wij te maken hebben met een echte websitebezoeker of een robot. Voor meer informatie verwijzen wij je door naar de privacyverklaring van Google.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, waarmee je wordt doorverwezen naar de verschillende social media platforms. De buttons functioneren door stukjes code die afkomstig zijn van de social media platforms. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

Gebruik cookies

Op onze website gebruiken wij cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de websitebezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Wij en derde partijen gebruiken cookies om:

functionaliteiten van de website mogelijk te maken (technische en functionele cookies);
het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website gebruiksvriendelijker te maken (analytische cookies);
gepersonaliseerde advertenties te kunnen laten zien (marketing cookies).

Deze cookies verzamelen de volgende gegevens van je:

IP-adres
Cookie-ID
Applicatie- en klikgedrag
Referrer-URL

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen wij, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw toestemming voor het gebruik van cookies.

In deze tabel vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken.

Cookie-instellingen aanpassen

Je kunt je cookie-instellingen op deze pagina aanpassen.

In- en uitschakelen van cookies

In je webbrowser kun je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van je browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt de cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van je browser.

Rechten van betrokkenen

Je hebt de volgende rechten:

Recht op inzage: je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
Recht op rectificatie: je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jouw verwerken, te corrigeren of aan te vullen als deze onjuist of onvolledig zijn.
Recht om je toestemming in te trekken: je kunt je toestemming altijd eenvoudig intrekken.
Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken om je persoonsgegevens te verwijderen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: als het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken naar een derde partij over te laten dragen.
Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je verzoeken om het verwerken van je persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken wat betekent dat wij minder gegevens van je verwerken.

Wanneer je gebruik wenst te maken van één van deze rechten, kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren

Wij zullen in principe binnen een maand aan je verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden verlengd worden om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan binnen de eerste maand op de hoogte stellen.

Als je één van je rechten wenst uit te oefenen, dan kun je dat kenbaar maken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Klacht indienen

Als je vragen hebt of een klacht in wilt dienen over het gebruik van je persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met je. Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

ICTRecht heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacy- en cookieverklaring. Wijzigingen zullen op onze website gepubliceerd worden. Check daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring, zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Contact

ICTRecht B.V.
Jollemanhof 12
1019 GW Amsterdam

Telefoon: 020 663 1941
E-mail: privacy@ictrecht.nl

KvK: 34216164