Nederlandse Loterij: privacy en compliance professioneel ingericht

Nederlandse Loterij is de grootste kansspelaanbieder van Nederland en verwerkt dagelijks grote hoeveelheden persoonsgegevens. Van accountgegevens en marketingvoorkeuren tot rapportageverplichtingen: privacy en compliance spelen een belangrijke rol. “Door de toenemende digitalisering en strengere regelgeving wordt privacy compliance steeds complexer”, vertelt Joris Voorhuis, Privacy Officer bij Nederlandse Loterij. “We wilden een partner die ons niet alleen kon adviseren, maar ook structureel kon ondersteunen waar nodig.”

Praktische ondersteuning bij privacy en compliance

“Onze markt is sterk gereguleerd,” vervolgt Joris. “ICTRecht helpt ons niet alleen met compliance, maar attendeert ons ook op nieuwe regelgeving en vertaalt dit praktisch naar onze organisatie.”

Privacy-experts Sten Demon en Loi Gawel werken op vaste basis samen met het privacyteam van Nederlandse Loterij. “We hebben een structurele samenwerking waarbij ICTRecht ons helpt met complexe privacyvraagstukken en langdurige projecten”, legt Joris uit. “Daardoor kunnen de ad hoc werkzaamheden snel opgepakt worden, maar houden we ook vaart in de langdurige projecten.”

“We ondersteunen zowel bij concrete vragen over bijvoorbeeld verwerkersovereenkomsten, als bij langlopende projecten zoals het implementeren van nieuwe processen en automatisering om op een efficiëntere manier compliant te blijven”, vertelt Sten. “Daarnaast begeleiden we Nederlandse Loterij in de voorbereiding op nieuwe wetgeving zoals de AI Act.”

Transparantie en efficiëntie in privacymanagement

Een van de belangrijkste projecten die Nederlandse Loterij samen met ICTRecht heeft aangepakt, is het verbeteren van privacymanagement. Dit omvatte onder andere het herschrijven van het interne privacybeleid, zodat deze niet alleen up-to-date, maar vooral ook praktisch toepasbaar is. Daarnaast is ondersteuning geboden bij het ontwikkelen van een ‘opt-in beleid’. Dit beleid biedt marketingafdelingen uniforme, praktische handvaten bij het ontwikkelen van marketingactiviteiten en uitvragen van opt-ins van consumenten. 

Een ander impactvol project was de implementatie van een privacymanagementtool waarmee Nederlandse Loterij de administratie van privacyprocessen aanzienlijk heeft geoptimaliseerd. “We wilden op een laagdrempelige manier een automatiseringsslag maken in ons verwerkingsregister en datalekkenregister, zodat we deze makkelijker kunnen bijhouden en hierover kunnen rapporteren”, legt Sten uit. “ICTRecht heeft geholpen bij het selecteren van een passende tool. We zijn uiteraard begonnen met het ophalen van requirements. Daarmee zijn we relatief snel gekomen tot een shortlist van vijf tools, vier demo’s, en uiteindelijk de beste keuze voor Nederlandse Loterij.”

Het resultaat? Een efficiënter en uniformer systeem voor het bijhouden van verwerkingen en privacy-incidenten. Daarnaast maakt de tool het rapporteren richting het managementteam eenvoudiger en biedt het beter inzicht in risico’s en verbeterpunten.

Privacyverklaring: begrijpelijk en toegankelijk

In samenwerking met ICTRecht zijn ook de privacyverklaringen herschreven. Met het herschrijven van de privacyverklaringen werden deze niet alleen juridisch geoptimaliseerd, maar ook getoetst door een klantpanel. “We hebben bestaande privacyverklaringen laten lezen door klanten en hen gevraagd naar hun opmerkingen en vragen”, vertelt Sten. “Dit gaf waardevolle inzichten: wat is onduidelijk, welke informatie mist, en hoe kunnen we deze toegankelijker maken?”

Joris voegt toe: “Als kansspelaanbieder verzamelen we veel gegevens over spelers. Als Nederlandse Loterij vinden wij het belangrijk dat spelers begrijpen wat er met hun data gebeurt. De inzichten uit het klantpanel hielpen ons om de documenten overzichtelijker en begrijpelijker te maken, zonder in te boeten op juridische noodzaak.”

AI-beleid en opkomende wetgeving

Naast privacy en compliance speelt ook AI een steeds grotere rol binnen Nederlandse Loterij. “We experimenteren veel met AI en willen dit alleen inzetten als dit verantwoord is en volgens wetgeving kan”, legt Joris uit. “ICTRecht heeft vanuit hun expertise meegewerkt aan het vormgeven van het AI-beleid. Als onderdeel van het beleid heeft Nederlandse Loterij inmiddels een AI Review Board opgericht waar alle AI-gerelateerde vraagstukken en nieuwe AI-leveranciers worden beoordeeld. 

Onze ervaring: een gelijkwaardige samenwerking

Sten Demon ervaart de samenwerking met Nederlandse Loterij als dynamisch en constructief. “Wat deze samenwerking bijzonder maakt, is de sterke privacycultuur binnen Nederlandse Loterij. Er is een groot bewustzijn rondom privacy en compliance, en dat zorgt ervoor dat we samen mooie stappen kunnen zetten,” zegt Sten.

Daarnaast benadrukt Sten het belang van praktisch toepasbare adviezen. “Bij ICTRecht kijken we altijd naar hoe wet- en regelgeving werkbaar gemaakt kan worden binnen de organisatie. Bij Nederlandse Loterij zien we dat onze adviezen niet alleen worden opgevolgd, maar kunnen we het ook structureel verankeren in de bedrijfsprocessen. Dat maakt onze samenwerking extra waardevol.”

Vertrouwen in expertise en samenwerking

De samenwerking met ICTRecht wordt door Nederlandse Loterij als zeer waardevol ervaren.

“We vertrouwen volledig op de expertise van ICTRecht,” zegt Joris. “Hun adviezen zijn praktisch toepasbaar en goed onderbouwd. Ze maken wetgeving werkbaar voor onze organisatie en helpen ons vooruit te kijken. Dit maakt hen een waardevolle sparringpartner.”

Sten beaamt dat gevoel. “We voelen ons echt onderdeel van het team. Door de sterke privacycultuur bij Nederlandse Loterij kunnen we samen mooie stappen zetten.”

Samen verder bouwen aan privacy bewustzijn

De samenwerking tussen ICTRecht en Nederlandse Loterij blijft zich verdiepen. Waar de focus eerst lag op advisering, verschuift deze nu naar proactieve risicobeheersing en procesoptimalisatie. 

“De combinatie van technische innovatie en juridische expertise is onmisbaar voor onze toekomst”, besluit Joris. “We zijn blij met de betrokkenheid en kennis van ICTRecht en kijken ernaar uit om samen verder te groeien.”