Elk zichzelf respecterend ICT-bedrijf heeft algemene voorwaarden. Sommige bedrijven denken echter dat die voorwaarden pas "rechtsgeldig" zijn als ze bij de Kamer van Koophandel (of de rechtbank) gedeponeerd zijn. Dat is echter niet zo. Zolang u de voorwaarden gewoon bij elke offerte meestuurt, zijn ze van toepassing op het contract.
Algemene voorwaarden zijn bedoeld als aanvulling op contracten. Hierin worden de algemene zaken geregeld, de zaken die buiten de kern van de overeenkomst vallen. Denk bijvoorbeeld aan het offertetraject, aansprakelijkheid, intellectueel eigendom en andere zaken die voor ieder contract belangrijk zijn maar op zich niet essentieel.
Hoofdregel uit de wet is dat algemene voorwaarden van toepassing zijn op het contract wanneer u ze voor of bij het sluiten van het contract (de aanvaarding) aan de wederpartij beschikbaar heeft gesteld. Dat betekent dat u ze echt als stuk papier of als PDF moet meesturen als u een offerte of concept-overeenkomst stuurt naar uw klant of leverancier. Vergeet u dat, dan kan de wederpartij de voorwaarden "vernietigen" oftewel ongeldig verklaren als u er een beroep op doet bij een onverhoopt geschil.
Het misverstand over de Kamer van Koophandel heeft te maken met een uitzondering op deze hoofdregel. Als het "redelijkerwijs niet mogelijk" is om bij elke offerte de voorwaarden mee te sturen, dan mag u volstaan met verwijzen naar de Kamer van Koophandel. Maar dan moet u echt denken aan bijvoorbeeld snoepautomaten die toch moeilijk elke keer de voorwaarden kunnen uitprinten of winkels zoals Albert Heijn met grote aantallen klanten per dag. (Vraag trouwens zaterdag eens bij uw supermarkt naar de algemene voorwaarden!)
Een ICT-onderneming of webwinkel zal zelden of nooit dit probleem hebben. Een PDF is immers altijd wel bij een e-mailtje te voegen, en op een website kan akkoord met de algemene voorwaarden altijd gevraagd worden. (Doe dit wel op de juiste manier.) Voor hen is het dus nooit "redelijkerwijs niet mogelijk" om de voorwaarden te overhandigen, zodat zij zich nooit op deze uitzondering kunnen beroepen.
