Een veelvoorkomende vraag over het plaatsen van e-mailadressen op websites is de volgende:
Onze gemeente maakt gebruik van webformulieren op de gemeentelijke website, maar we hebben ook ons e-mailadres op de website geplaatst. Bij de webformulieren kunnen we allerlei velden verplicht maken, maar bij een e-mail is dat lastiger en dus ontbreken er vaak gegevens die we nodig hebben om een (aan)vraag per e-mail in behandeling te kunnen nemen. We zitten er daarom over te denken het e-mailadres achterwege te laten. Mag dat?
Gemeenten lijken in eerste instantie (volgens de Algemene wet bestuursrecht) niet verplicht te zijn een e-mailadres op hun website te vermelden. De vermelding van een e-mailadres op de website stelt wel de digitale weg open: "Een bericht kan elektronisch naar een bestuursorgaan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend" (artikel 2:15 Awb). Daarbij kunnen dan wel weer beperkingen worden opgenomen, bijvoorbeeld: "Op dit e-mailadres worden enkel berichten met betrekking tot vergunningverlening in behandeling genomen". Zie voor meer hierover mijn eerdere bericht "Het openstellen van de digitale weg door bestuursorganen".
Maar: Interessant is nog wel artikel 3:15d BW: daar staat namelijk dat partijen die een "dienst van de informatiemaatschappij" verlenen een aantal gegevens moeten vermelden op hun website, "met inbegrip van zijn elektronische postadres". Op de website van de VNG is daarover te lezen:
"Naar mate het digitaliseren van het contact tussen overheid en burger toeneemt, zal er vaker sprake zal zijn van diensten van de informatiemaatschappij. Het ligt daarom voor de hand dat gemeenten hun websites gaan voorzien van de nodige algemene informatie als bedoeld in artikel 3:15d BW, althans voor zover deze informatie nog niet wordt verstrekt."
Als je inderdaad kan zeggen dat gemeenten een "dienst van de informatiemaatschappij" verlenen, bijvoorbeeld met hun digitale loketten, dan betekent dit dus dat er wel degelijk een e-mailadres genoemd moet worden op de website.
Verder kan de gemeente eisen dat de verzender bepaalde gegevens opneemt in de e-mail wil de vraag van de verzender in behandeling genomen worden, zo blijkt uit uit artikel 2:15 Awb: "Het bestuursorgaan kan nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg." Die eis kan dus duidelijk bij elke vermelding van het e-mailadres op de website worden opgenomen. Het lijkt me wel dat bij ontbrekende gegevens vervolgens van het bestuursorgaan verwacht kan worden dat om de ontbrekende gegevens wordt gevraagd in antwoord op het bericht van de verzender.
