Algemene voorwaarden zijn bedoeld om de standaardregels, de randvoorwaarden, vast te leggen zodat u er niet steeds over hoeft te onderhandelen. Maar soms willen klanten toch afwijkingen van die voorwaarden. Men is het niet eens met de hoogte van de aansprakelijkheidsbeperking of men wil meer zekerheid over de reactietijd. Hoe legt u nu zo'n afwijkende afspraak vast?
De eenvoudigste manier om af te wijken van de standaardregels is om in het document met de algemene voorwaarden de betreffende zin te wijzigen. U verandert het getal 1000 in 5000 en daarmee bent u aansprakelijk tot 5000 euro. Simpel.
Dit heeft alleen één nadeel: weet u een jaar later nog dat die wijziging in uw voorwaarden staat, of kijkt u net als iedereen alleen naar pagina 1 om te zien welke versie van uw voorwaarden het waren? Maak dus op zijn minst op pagina 1 een opmerking dat de voorwaarden gewijzigd zijn. En gebruik Track Changes (Wijzigingen Bijhouden) of een kleurtje om de wijzigingen te documenteren, zodat u ze makkelijk terugvindt tussen al die kleine lettertjes.
Een andere manier - die mijn voorkeur heeft - is om de wijzigingen in de offerte op te nemen. Zo is in één oogopslag duidelijk wat er in deze deal anders is dan in de algemene voorwaarden. Bovendien gaan de wijzigingen zo niet verloren wanneer u over enige tijd uw algemene voorwaarden wijzigt. Immers uw nieuwe voorwaarden vervangen dan uw oude, en daarmee zijn de uitonderhandelde wijzigingen op de oude ook ineens vervangen.
Met een standaardzin als "In afwijking van artikel 6.2 van de algemene voorwaarden geldt bij deze opdracht een termijn voor aanvaarding van 30 dagen" kunt u kleine wijzigingen eenvoudig doorvoeren. Met deze zin is de standaardtermijn voor aanvaarding uit artikel 6.2 vervangen, maar blijft de regeling over oplevering en aanvaarding zelf gewoon van kracht.
Grotere wijzigingen zijn door te voeren met "Artikel 3.4 van de algemene voorwaarden wordt vervangen door: " en dan het artikel 3.4 met de wijzigingen die uw klant graag wil hebben. Eventueel kunt u ook hier met onderstrepingen en doorhalingen werken zodat u zelf achteraf nog weet wát ook weer de wijziging was ten opzichte van artikel 3.4.
Wil een klant een artikel gewoon níet hebben, dan volstaat "Artikel 5.1 blijft buiten toepassing".
Wordt het lijstje naar uw gevoel wat te lang, dan kan het natuurlijk ook in een bijlage bij de offerte. Zo blijven de hoofdonderwerpen (wat gaat u doen en wat kost dat) gescheiden van het juridisch geneuzel. Maar leg dan expliciet vast dát die bijlage deel is van de offerte, én dat de bijlage boven de algemene voorwaarden gaat.
