Professionaliseren van het Woo-proces bij Gemeente Amsterdam

Zaaksysteem op maat

Een belangrijk onderdeel was het beter inrichten van het zaaksysteem voor Woo-verzoeken. In plaats van een geheel nieuw systeem te introduceren, is gekozen voor het gebruik van de bestaande Microsoft-omgeving (SharePoint, PowerApps en Power BI), die in samenwerking met ICTRecht is aangepast aan het Woo-proces van Amsterdam. Het systeem ondersteunt medewerkers en management met inzicht in de status van verzoeken en met rapportages over doorlooptijden en werkvoorraad, waardoor gerichter kan worden gestuurd op termijnen en capaciteit.

Lakapplicatie voor juridische precisie

Daarnaast is een lakapplicatie in gebruik genomen die medewerkers ondersteunt bij het bewerken van documenten. De tool helpt om passages die op grond van de Woo niet openbaar kunnen worden gemaakt af te schermen en maakt het werkproces overzichtelijker. De juridische afwegingen blijven daarbij nadrukkelijk bij de behandelend medewerkers; de applicatie is vooral een praktisch hulpmiddel om hun vakmanschap efficiënter in te zetten en de kans op fouten te verkleinen.

Procesoptimalisatie voor een strak georganiseerd werkproces

Parallel aan de technische aanpassingen is samen met het Woo-team gekeken naar het werkproces. Door de verschillende stappen in kaart te brengen, rollen te verduidelijken en een aantal praktische verbeteringen door te voeren, is het proces duidelijker geworden. Het gaat bijvoorbeeld om afspraken over uitvragen bij directies, de afstemming met bestuur en de communicatie naar verzoekers. Het zijn geen spectaculaire ingrepen op zichzelf, maar in samenhang zorgen ze voor meer voorspelbaarheid en minder ad-hoc handelen. Dat maakt het werk overzichtelijker en helpt om verwachtingen binnen en buiten de organisatie beter te managen.

De samenwerking

De verbetering van het Woo-proces in Amsterdam is het resultaat van gezamenlijke inspanningen van het stedelijk Woo-team, de betrokken directies en het bestuur, met ondersteuning van ICTRecht. De meerwaarde van ICTRecht lag vooral in het combineren van juridische Woo-kennis met ervaring in procesinrichting en informatievoorziening bij overheden.

Deze samenwerking laat zien dat externe expertise vooral effectief is wanneer die aansluit bij de eigen koers van de organisatie en ruimte laat voor het vakmanschap van medewerkers. In Amsterdam heeft dat geleid tot een realistischer en beter uitvoerbaar Woo-proces, waarin zowel juridische zorgvuldigheid als organisatorische haalbaarheid centraal staan.

Onze ervaring

Afsluitend zijn we natuurlijk benieuwd hoe Koen van Jaarsveld de opdracht bij de gemeente Amsterdam heeft ervaren.

“Voor mij was het bijzonder om voor de gemeente Amsterdam te mogen werken aan de versterking van het Woo-proces. Openbaarheid is een essentieel democratisch recht, en het voelt waardevol om bij te dragen aan een transparante overheid in een grote en complexe bestuurlijke organisatie.

De opdracht bood mij de kans om te leren hoe juridische zorgvuldigheid, informatievoorziening en procesinrichting samenkomen in de praktijk. Juist in een organisatie van deze grootte is het belangrijk om overzicht te creëren, keuzes te onderbouwen en medewerkers te ondersteunen met duidelijke werkwijzen en goede tooling.

Wat ik vooral meeneem, is het belang van bouwen aan een duurzaam fundament: een proces en systeem dat niet alleen nu werkt, maar de gemeente helpt om de komende jaren effectief met groeiende juridische en data-opgaven om te gaan. Het is mooi om daar als ICTRecht een bijdrage aan te hebben kunnen leveren.”