Van regels naar gedrag: zo groeit privacy in de praktijk

Van ‘droge AVG’ naar iets dat echt leeft: Gemeente Schouwen-Duiveland maakt privacy onderdeel van het dagelijks werk.

Gemeente Schouwen-Duiveland werkt met veel verschillende soorten gegevens en afdelingen. Dat maakt privacy niet alleen belangrijk, maar ook complex. Volgens Anneke Bakker, Functionaris Gegevensbescherming, zat de uitdaging vooral in de vertaling naar de praktijk. “Je kunt beleid hebben, maar uiteindelijk gaat het erom: wat doen mensen in hun dagelijkse werk?” Om die reden werd gekozen voor privacycontactpersonen binnen elke afdeling. Medewerkers die naast hun eigen functie ook aanspreekpunt zijn voor privacy. Daarmee werd privacy dichter bij de praktijk gebracht, maar ontstond er ook een nieuwe vraag: hoe zorg je dat deze mensen goed toegerust zijn?

Training die blijft hangen

De keuze voor ICTRecht kwam voort uit eerdere positieve ervaringen binnen de organisatie. In overleg werd een training ontwikkeld die aansloot op de behoeften van de gemeente. “Wat goed werkte, was de afwisseling,” vertelt Anneke. “Privacy kan best taaie stof zijn, maar door voorbeelden, casussen en interactie bleef het interessant.”

De eerste training richtte zich vooral op bewustwording en basiskennis. De herhalingssessie ging een stap verder en bood ruimte om te sparren over concrete situaties uit de praktijk. “Toen kwamen de echte vragen,” zegt Anneke. “Hoe ga je hiermee om? Wat mag wel, wat niet? Dat maakte het meteen relevanter.”

Meer vragen, minder twijfel

Na de trainingen veranderde het gedrag in de organisatie zichtbaar. Medewerkers weten de FG beter te vinden en stellen sneller vragen. “Je merkt dat mensen eerder denken: klopt dit wel? Dat is precies wat je wil.” Ook het aantal datalekmeldingen nam toe. Niet omdat er meer misgaat, maar omdat mogelijke signalen of kwetsbaarheden sneller worden herkend en gemeld. Daarnaast wordt privacy vaker meegenomen in nieuwe initiatieven. Bij contracten wordt bijvoorbeeld eerder gedacht aan verwerkingsovereenkomsten en bij beleidsontwikkeling wordt privacy sneller betrokken.

Bewustwording als sleutel

Volgens Anneke zit de grootste winst in bewustwording. “We werken met gevoelige gegevens, zoals bijstand of medische informatie. Als daar iets misgaat, heeft dat grote impact. Dat besef groeit.”

Privacycontactpersonen spelen daarin een belangrijke rol. Zij fungeren als schakel tussen de praktijk en de FG en zorgen ervoor dat privacy niet iets van één persoon blijft. “Ze voelen zich serieuzer genomen en zoeken elkaar ook op. Dat helpt enorm.”

Blijven ontwikkelen

De gemeente kijkt inmiddels verder dan alleen trainingen. Er wordt gekeken naar manieren om privacy structureel onder de aandacht te houden, bijvoorbeeld met een simulatiespel waarin medewerkers oefenen met realistische scenario’s. “Het moet iets blijven dat terugkomt,” zegt Anneke. “Niet een eenmalige training, maar iets dat onderdeel wordt van hoe je werkt.”

Onze ervaring

Jorden Bailey, ICTRecht vertelt over deze samenwerking: “Voor Gemeente Schouwen-Duiveland heb ik twee trainingen mogen verzorgen voor hun privacycontactpersonen. Dat zijn medewerkers die privacy naast hun reguliere werk oppakken. Juist daarom is het belangrijk dat ze niet alleen weten wat de regels zijn, maar ook begrijpen wat hun rol betekent in de praktijk.

Wat opviel, was de betrokkenheid. Mensen kwamen met eigen vragen en casussen en wilden echt begrijpen hoe ze hiermee om moesten gaan. Dan zie je dat zo’n training niet alleen kennis overbrengt, maar ook helpt om privacy echt te laten landen in de organisatie.”