Tussen fashion, consumentenvertrouwen en privacy: Otrium bouwt aan compliance met ICTRecht

Bij Otrium staat duurzaamheid centraal: het platform zorgt ervoor dat niet-verkochte mode alsnog een drager vindt. Die missie rust op een fundament van vertrouwen en dat betekent óók: zorgvuldig omgaan met klantgegevens. "Naast onze brand partners, draait bij ons alles om onze consumenten; hun ervaring, hun vertrouwen en hun tevredenheid zijn leidend” vertelt Albana Mazreku, Legal Counsel bij Otrium. "Hoe wij omgaan met hun gegevens moet gewoon top zijn."

Privacy was overal en nergens

Toen Albana bij Otrium begon, was haar kennis op het gebied van privacy beperkt. "Het was echter binnen Otrium wel een belangrijk onderwerp. Nadat ik begon, ging een van mijn directe collega's een maand met zwangerschapsverlof en ineens lag alles op mijn bord: contracten, privacyvragen, consumentenverzoeken. Maar ik had geen specifieke achtergrond in privacy. Dat zorgde in beginsel voor onzekerheid, maar gelukkig konden we op flexibele basis ook de expertise van ICTRecht inschakelen. Denk aan: structurele ondersteuning, iemand met specifieke kennis die meedacht en documenten opstelde, maar ook gewoon bereikbaar was en is voor overleg. Die combinatie is net dat beetje extra hulp die prettig is om extern te kunnen vinden."

Specialistisch én toegankelijk

De samenwerking begon in eerdere jaren met praktische vragen: hoe richt je een goed datalekregister in? Wat moet er in het privacy statement? Albana: "ICTRecht geeft niet alleen het antwoord, maar helpt ook met het opzetten van documenten en beleid. We konden, en kunnen nog altijd, echt sparren over inhoud. Dat maakte het verschil, en dat terwijl we bij Otrium al een sterk legal & compliance team hebben. Veel collega’s, waaronder ikzelf, hebben een achtergrond in de advocatuur. Maar juist op het gebied van privacy misten we diepgang. ICTRecht fungeert voor ons als specialistische hulplijn: toegankelijk, snel én met kennis die precies past bij dit complexe en snel veranderende vakgebied.”

Training als kennisboost

Om haar eigen kennisniveau te verhogen, volgde Albana de CIPP/E-training via ICTRecht. "Dat was zó waardevol. De training bood niet alleen theorie, maar ook concrete praktijkvoorbeelden. Ik had na afloop veel meer kennis over bijvoorbeeld DPA’s. Ik kan nu zelf onderbouwd reageren, zonder uitgebreid onderzoek te moeten doen of externe hulp te hoeven inroepen."

Ze geeft een voorbeeld: "Ik werkte aan een softwarecontract met een bepaling over audits. Door de training wist ik precies wat onze verplichtingen waren, en waar ik de juiste bronnen kon vinden. Daardoor kon ik zelfstandig schakelen en sneller handelen."

Vertrouwen als fundament

Privacy speelt bij Otrium een grotere rol dan alleen wetgeving volgen. "We behandelen consumentengegevens als iets kostbaars. Hun data verdient onze aandacht en bescherming. En áls er iets misgaat, moeten we dat meteen en adequaat oppakken," zegt Albana. "Die houding zit in onze cultuur." Met de ondersteuning van ICTRecht is dat nu ook structureel geborgd. "We hebben beleid, procedures, registers, maar vooral ook rust. Ik weet dat als ik ergens niet uitkom, er iemand is die het snapt én snel reageert."

Onze ervaring

Caroline van Ekeren, ICTRecht: "Otrium draagt met haar business bij aan verduurzaming van deze wereld en heeft daadwerkelijk de wil om verantwoord om te gaan met gegevens: die twee maken met Otrium werken waardevol én interessant. Daarnaast zit er een team van echt goede juristen, waarmee de samenwerking vlot verloopt. Veel regelen ze intern, maar ze schakelen ons in bij specialistische data- en privacyvragen. Die pakken we dan samen op, altijd met een pragmatische insteek en erkenning van privacy als meer een maatschappelijke dan verplichte waarde. Eerlijk, dat maakt het gewoon leuk om met hen te werken. "

Met ICTRecht als partner heeft Otrium privacy verankerd in de organisatie. Niet alleen als juridisch kader, maar als drager van vertrouwen. “Het is niet alleen goed geregeld, maar voelt ook gewoon goed,” zo sluit Albana af.