Vektis & ICTRecht: grip op privacy en legal

Tussen declaraties en datastromen: Vektis maximaliseert grip op privacy en legal

Vektis draagt bij aan goede zorg met slimme processen en heldere inzichten. Dit doet zij door processen van zorgverzekeraars, zorgaanbieders en overheidspartijen te vereenvoudigen en de data die dit oplevert toegankelijk te maken. Deze data vertaalt Vektis vervolgens naar de beste inzichten in de zorg, zodat zorgprofessionals de zorg verder kunnen verbeteren. Deze unieke positie in de zorgketen betekent dat Vektis veel gevoelige data verwerkt en daarmee ook hoge eisen stelt aan privacy en juridische processen. Om daar professioneel invulling aan te geven, werd een nauwe samenwerking met ICTRecht opgestart.

Groeiende complexiteit: dat vraagt om meer structuur

Toen Elsemieke Kortes-Dondorp, Manager Risk & Compliance bij Vektis, drie jaar geleden haar team samenstelde, werkte ze vooral met generalisten. De wereld veranderde snel: wetgeving werd strenger en audits intensiever. Vektis besloot tot een strategische professionaliseringsslag. “We wilden meer specialisten in het team en een hoger volwassenheidsniveau op de werkgebieden van Risk & Compliance. Ik zocht enerzijds in het beginsel naar een Privacy Officer (PO) en een partner die strategisch en praktisch invulling aan die functie kon geven. Met als doel om uiteindelijk goed doordacht een intern team aan eigen specialisten samen te stellen. ICTRecht kende ik al, dus het was logisch hen te benaderen,” aldus Elsemieke.

Samen bouwen aan de rol van Privacy Officer

De PO die in eerste instantie via ICTRecht werd aangesteld, begon met het opstellen van een jaarplan, duidelijke rolverdeling tussen FG en PO en prioriteiten. Wat startte als tijdelijke ondersteuning werd cruciaal in de opbouw van de PO-functie. Vektis kon mede dankzij ICTRecht helder definiëren wat voor profiel nodig was voor de vaste invulling van de rol. Inmiddels zijn er twee interne PO’s en daarnaast blijft ICTRecht voorlopig nog betrokken bij de coördinatie van een privacy-werkgroep.

“Het werd veel duidelijker waar onze wervingsbehoefte lag, wat het verschil is tussen FG (Functionaris Gegevensbescherming) en een PO, en hoe we teams kunnen ondersteunen om zelfstandig aan de slag te gaan met privacy,” zegt Elsemieke.

Juridische ondersteuning op het juiste moment

Tijdens een vakantie van de PO van ICTRecht sprong Koen Bulthuis van ICTRecht bij. Hij had naast ervaring als PO ook brede juridische expertise op het gebied van contractrecht. Net op dat moment viel bij Vektis een bedrijfsjurist uit. Koen ontfermde zich over het juridische stuk. “Koen kwam binnen en viel daarbij midden in een complex mantelovereenkomsttraject met 10 zorgverzekeraars. Dankzij zijn aanpak werd ook dit concreet, behapbaar en uiteindelijk succesvol afgerond,” vertelt Elsemieke.

Koen: “Het was een stevige klus, maar met duidelijke kaders en goed teamwork was het mooi om af te ronden. En intussen werd ik ook echt onderdeel van het team.”

Klaar voor DORA en de AI Act

Met de komst van de DORA-verordening, Europese wetgeving voor informatiebeveiliging, besloot Vektis niet af te wachten. ICTRecht hielp met een proactief voorstel richting zorgverzekeraars. Eén uniforme afspraak, in plaats van tien losse eisen. Ook voor de AI Act is Vektis in beweging. Via trainingen, een aangepaste DPIA en advies van AI-specialisten van ICTRecht wordt toegewerkt naar verantwoorde inzet van AI. “ICTRecht voelt als een kennispartner. Zij heeft als organisatie het lef om vooruit te denken, ook op ‘gevoelige en kwetsbare’ thema’s. Tegelijkertijd is de samenwerking vertrouwd en de mensen met wie we werken nuchter en deskundig.”

Onze ervaring

Koen Bulthuis, ICTRecht: “Vektis was voor mij een bijzondere opdracht: stevig inhoudelijk, maar ook warm en sociaal. Ik werd echt onderdeel van het team. Het vertrouwen dat ik kreeg om zelfstandig te werken aan de mantelovereenkomsten en DORA-afspraken gaf energie. En tegelijk kon ik altijd terugvallen op collega’s bij ICTRecht. Onze kenniscommunity, whitepapers en ons intern overleg blijven een grote meerwaarde in zulke complexe trajecten.”

Positieve afronding

De samenwerking met ICTRecht is inmiddels grotendeels afgerond. Waar nodig blijft er nog contact, onder andere via de flexibele schil. Elsemieke sluit af: “Wat opviel tijdens de samenwerking, is de manier waarop collega’s van ICTRecht elkaar moeiteloos en naadloos aflosten bij tijdelijke afwezigheid of wisselingen. Dankzij die soepele overdracht bleef het werk altijd doorgaan zonder kwaliteitsverlies of vertraging. Dat was zo waardevol.”