De privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), is eerder dit jaar een campagne gestart om de bewustwording rondom privacy te vergroten. Deze maand staat in het teken van de zieke werknemer. Net als de AP ontvangen wij regelmatig vragen over hoe je als werkgever het beste kan omgaan met een werknemer die zich ziekmeldt. Gezondheidsgegevens zijn immers bijzondere persoonsgegevens en daarvoor gelden strenge eisen. Wat mag je precies uitvragen, vastleggen en delen?
‘De zieke werknemer’
In 2016 heeft de AP de beleidsregels ‘De zieke werknemer’ gepubliceerd, welke toentertijd nogal wat stof hebben doen opwaaien in arbo-land. De beleidsregels gaan uitgebreid in op het gehele proces van sollicitatie en indiensttreding tot ziekmelding, re-integratie en ontslag en welke gegevens daarbij mogen worden vastgelegd en gedeeld. Vanwege de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer is het namelijk beter om niet te werken met toestemming van de medewerker. Een vrije wilsuiting van de werknemer is voor de werkgever lastig te bewijzen.
Op grond van de beleidsregels mag een potentiële werkgever tijdens een sollicitatiegesprek geen vragen stellen over gezondheid, ziekteverzuimverleden of bijvoorbeeld zwangerschap. Ook is de toezichthouder duidelijk over welke gegevens de werkgever wel mag uitvragen wanneer een werknemer zich eenmaal ziekmeldt. Dit is namelijk strikt beperkt tot: telefoonnummer en (verpleeg)adres, vermoedelijke verzuimduur, lopende afspraken en werkzaamheden, of de werknemer onder een vangnetbepaling valt (maar niet welke), of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval, en of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is.
Arbodienst, bedrijfsarts, re-integratiebedrijf en UWV
Bij het verzuimproces zijn nogal wat derde partijen betrokken. De arbodienst of bedrijfsarts spelen natuurlijk een onmisbare rol. Deze beoordeelt waar een werknemer nog toe in staat is, maar mag geen medisch inhoudelijke gegevens delen met de werkgever. Ook mag deze enkel beschikken over gegevens van zieke werknemers. De arbodienst bij voorbaat toegang verlenen tot het gehele werknemersbestand is dus niet toegestaan. Wat wel gedeeld mag worden met de werkgever is beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor beslissingen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie, namelijk:
- wat de werknemer niet meer of juist wel nog kan;
- de verwachte duur van het verzuim;
- de mate van arbeidsongeschiktheid;
- advies over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever dient te treffen in het kader van re-integratie.
Hetgeen de werkgever van de zieke werknemer mag verwerken, is dus beperkt tot deze gegevens. Daarnaast kan de arbodienst of bedrijfsarts gehouden zijn om bepaalde gegevens te delen met het UWV. Hiervoor is het een en ander wettelijk geregeld, zodat het UWV haar wettelijke taken kan uitvoeren. Op haar beurt kan het UWV weer gegevens verstrekken aan de werkgever. Daarnaast kan de arbodienst of bedrijfsarts gehouden zijn om bepaalde gegevens te delen met een re-integratiebedrijf. Dat mag alleen in opdracht van de werkgever en voor zover de gegevens noodzakelijk zijn in het kader van re-integratie.
Verzuimsystemen
Om te garanderen dat de werkgever geen inzicht krijgt in gezondheidsgegevens van de werknemer, is het enkel toegestaan om een extern beheerd verzuimsysteem te gebruiken. De werkgever mag het systeem zelf ook gebruiken, alleen niet beheren. Uiteraard dienen ter zake passende afspraken te worden gemaakt via de welbekende verwerkersovereenkomst. De arbodienst of bedrijfsarts dient als verwerkingsverantwoordelijke voor het medische dossier van de medewerker zo’n overeenkomst te sluiten met de beheerder van het systeem. De werkgever dient dat mogelijk te maken en bovendien zelf ook een verwerkersovereenkomst met de beheerder te sluiten. Ook de werkgever is immers verantwoordelijk voor de gegevens van diens werknemers.
In de verwerkersovereenkomst tussen de arbodienst en de beheerder van het verzuimsysteem wordt onder andere vastgelegd dat:
- alleen de arbodienst of bedrijfsarts toegang krijgt tot het medisch dossier;
- de arbodienst of bedrijfsarts alleen toegang krijgt met tweefactorauthenticatie – voor gezondheidsgegevens gelden namelijk extra strenge beveiligingseisen;
- de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar kan worden nageleefd en het dossier daarna wordt vernietigd;
- werknemers hun rechten kunnen uitoefenen, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering.
Menselijke relatie
Bij een verzuimtraject komen nogal wat partijen kijken. Wat zij mogen registreren en uitwisselen, is streng geregeld. Echter is de werkgever-werknemer relatie ook een menselijke relatie. Het staat een werknemer altijd vrij om op eigen initiatief meer te delen over de medische situatie met zijn of haar leidinggevende. De leidinggevende dient echter te zorgen dat dit niet wordt vastgelegd.
