Op 1 januari 2027 treedt de nieuwe Archiefwet in werking. Voor het eerst in ruim dertig jaar heeft Nederland archiefregels die zijn geschreven voor een digitale wereld in plaats van voor dossierkasten vol papier. En dat gebeurt precies op het moment dat diezelfde overheid massaal kennismaakt met kunstmatige intelligentie. Die timing is geen toeval en het is misschien wel het interessantste aan de hele wet.
Waar de Archiefwet eigenlijk over gaat
Een archiefwet klinkt als iets voor stoffige depots, maar de kern is verrassend actueel: het gaat over de vraag of we later kunnen reconstrueren hóe de overheid tot een besluit kwam. Het archief is het geheugen van de overheid én het middel waarmee burgers, journalisten en rechters haar kunnen controleren.
De nieuwe wet legt daarom de nadruk op duurzame toegankelijkheid: niet alleen bewaren, maar ervoor zorgen dat informatie over tien, vijftig of honderd jaar nog leesbaar, vindbaar en in haar context te begrijpen is. In een wereld waarin bestandsformaten verouderen en systemen worden vervangen, is dat een serieuze opgave.
Wat er concreet verandert
De nieuwe wet vervangt de Archiefwet uit 1995, die nog helemaal op papier was gericht. De meest concrete verandering zit in de termijnen: overheidsinformatie die blijvend bewaard moet worden, gaat voortaan al na tien jaar over naar een openbare archiefbewaarplaats, in plaats van na twintig jaar. Die overbrengingstermijn wordt dus gehalveerd. De reden is praktisch: digitale informatie veroudert sneller dan papier, bestandsformaten worden onbruikbaar en systemen worden vervangen. Oftewel: hoe eerder je goed archiveert, hoe groter de kans dat stukken later nog te raadplegen zijn. Een bijkomend voordeel is dat informatie daardoor ook eerder openbaar toegankelijk wordt voor wie het wil inzien.
En dan: kunstmatige intelligentie
AI brengt een heel nieuw element in het spel. Steeds vaker zet de overheid algoritmen en AI in om beslissingen voor te bereiden of zelfs te nemen: van het inschatten van risico’s tot het beoordelen van aanvragen. Maar wat is dan “het document” dat je moet bewaren? De vraag die de gebruiker stelde aan het systeem? De versie van het model? De data waarop het getraind is? De uitkomst?
Als we dat niet vastleggen, wordt een AI-besluit een black box die je achteraf niet meer kunt navertellen. En precies dáár ging het mis bij affaires als de toeslagen: besluiten waarvan achteraf nauwelijks te reconstrueren viel hoe ze tot stand waren gekomen. De oude vraag van de Archiefwet ‘Hoe is dit besloten?’ wordt door AI dus niet minder, maar juist veel urgenter. Wil je een slimme overheid controleerbaar houden, dán zul je ook de rol van het algoritme moeten vastleggen.
Archiveren en AI versterken elkaar
Archiveren en AI hebben bovendien alles met elkaar te maken. Een AI-systeem is maar zo betrouwbaar als de informatie waarop het draait: voed je het met een rommelige informatiehuishouding, dan erft de AI die rommel en presenteert ze met een schijn van objectiviteit. Goede archivering is daarmee de fundering onder betrouwbare AI. Omgekeerd kan AI het archiveren zélf behapbaar maken, denk bijvoorbeeld aan documenten classificeren, dubbelingen opsporen, metadata toevoegen, helpen bij het lakken van stukken voor verzoeken op grond van de Wet open overheid. De technologie die de uitdaging vergroot, kan dus ook deel van de oplossing zijn. Wel schuilt er een spanning in: opslag is goedkoop en AI is dol op data, dus de verleiding is groot om álles te bewaren, terwijl de Archiefwet en de privacywetgeving juist vragen om bewust selecteren en netjes vernietigen wat niet bewaard mág worden.
Het geheugen van een slimme overheid
De nieuwe Archiefwet gaat dus niet alleen over archiefkasten, maar vooral over hoe we informatie bewaren, terugvinden en verantwoorden. Ze stelt de vraag wie het geheugen bewaakt van een overheid die steeds meer overlaat aan machines. Want naarmate de overheid slimmer wordt, wordt het belangrijker dat we kunnen blijven navertellen wat ze doet, waarom, en op basis waarvan.
Een goed archief is dan geen blik op het verleden, maar de voorwaarde om een digitale, AI-gedreven overheid te kunnen blijven vertrouwen. De wet treedt over niet al te lange tijd in werking. Maar wat er op het spel staat, is heel concreet: een overheid die zich blijft kunnen verantwoorden, ook tegenover de toekomst.
Heb jij na het lezen van dit blog vragen over het nieuwe Archiefwet? Neem dan gerust contact met ons op.
