Vorige week kwam deze vraag binnen via Twitter, en we zijn er toch even wat dieper ingedoken.
@ictrecht Als je 'n kopie van een legitimatiebewijs ter registratie moet bewaren als organisatie, dient dit dan altijd hardcopy te zijn?
Kort gezegd: ja, in principe wel.
En dan nu het lange antwoord. Als werkgever bent u verplicht de identiteit van medewerkers vast te stellen. In de praktijk betekent dit dat u op hun eerste werkdag een kopie van hun legitimatie (geen rijbewijs) maakt en archiveert bij de loonadministratie.
De Belastingdienst meldt nergens of de kopie nu elektronisch mag zijn of niet. Ook overleg met de Belastinginspecteur levert niets op: "dat is een goede vraag" hoorden we van drie medewerkers.
Dan maar de wet zelf erbij gepakt. De basis voor de identificatieplicht is artikel 28 van de Wet op de loonbelasting 1964 en Artikel 66 van de Uitvoeringsregeling Loonbelasting. Deze laatste bepaalt:
1. De inhoudingsplichtige stelt voor de datum van aanvang van de werkzaamheden van de werknemer, dan wel voor de aanvang van de werkzaamheden indien de dienstbetrekking is overeengekomen op de datum waarop de werkzaamheden aanvangen, de identiteit van werknemer vast aan de hand van een document als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder 1° tot en met 3°, van de Wet op de identificatieplicht en houdt een afschrift van dat document voor controle beschikbaar bij de loonadministratie.
Dat helpt ons dus ook niet verder. En ook de parlementaire stukken gaan hier niet op in.
De enige escape is dan lid 3 van het Uitvoeringsreglement. De Belastinginspecteur kan toestemming geven voor het bewaren "op een andere plaats" van zulke kopieën. En daarmee is er ruimte voor elektronisch bewaren: als u het vraagt, dan zal die toestemming waarschijnlijk probleemloos worden gegeven.
Natuurlijk moet u bij elektronisch bewaarde identiteitsbewijzen wel de striktst mogelijke maatregelen nemen tegen ongeautoriseerde toegang en misbruik. Onder geen beding mag men van buitenaf toegang kunnen krijgen tot deze kopieën!
