Recent is het nieuws naar buiten gekomen dat het ‘Wetsvoorstel modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer’ wordt voorgelegd aan de Raad van State voor advies. In dit wetsvoorstel staan wijzigingen over digitaal contact met de overheid. De wet zoals deze er nu ligt, is namelijk sterk verouderd omdat communicatie steeds meer plaatsvindt via het internet.
Op dit moment is het zo dat de digitale weg alleen openstaat wanneer een overheidsorgaan dit duidelijk maakt aan de burger. In de praktijk zal het zo zijn dat er een webformulier is te vinden op een gemeentelijke website voor het melden van bijvoorbeeld een kapot wegdek of verkeerslicht. Ook kan het zo zijn dat voor bepaalde vraagstukken wordt verwezen naar een e-mailadres waarnaar de melding kan worden toegestuurd. In deze situaties laat het overheidsorgaan duidelijk weten dat zij voor bepaalde vraagstukken bereikbaar is via een specifiek aangewezen digitaal kanaal.
Wat zijn nu exact de spelregels voor het elektronisch bestuurlijk verkeer en waar moeten overheidsorganen op letten bij de toepassing van dit wetsvoorstel in de organisatie?
Spelregels van elektronische communicatie tussen overheid en burger
De Algemene wet bestuursrecht is heel duidelijk over de spelregels: zowel de overheid als de burger moeten akkoord gaan met het elektronische berichtenverkeer. Wanneer beide partijen hiermee akkoord zijn, dan verplicht het rechtszekerheidsbeginsel dat alle communicatie rondom dat onderwerp moet verlopen via de elektronische weg. Dit betekent dat, wanneer de burger via een gemeentelijke website een webformulier kan invullen en hierbij zijn e-mailadres heeft doorgegeven, hij hierover geen reactie per post mag ontvangen. Alle communicatie over dat onderwerp moet dan plaatsvinden via het e-mailadres dat de burger heeft opgegeven.
De gemeente heeft immers - door het aanbieden van een webformulier - aangegeven via deze elektronische weg bereikbaar te zijn. De burger heeft hiermee ingestemd doordat hij zijn e-mailadres heeft doorgegeven. Beide partijen zijn dus akkoord om via e-mail te communiceren.
Op deze hoofdregel bestaan enkele uitzonderingen. Te denken valt aan de belastingaangifte die tegenwoordig uitsluitend via DigiD kan plaatsvinden, de aanvraag van een omgevingsvergunning via het omgevingsloket en berichten over de rechtspositie van ambtenaren.
Daarnaast moet de verzending van een bericht via de elektronische weg op een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke manier plaatsvinden. De wetgever bedoelt hiermee dat achteraf moet kunnen worden gecontroleerd wie de afzender is van het bericht, of het bericht ongewijzigd is ontvangen en of onbevoegden hiervan geen kennis hebben kunnen nemen. Of de wijze van verzending van het bericht voldoet aan de eisen van ‘betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid’ is mede afhankelijk van de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. Dit zorgt ervoor dat aan een melding van een kapot verkeerslicht minder hoge (beveiligings)eisen worden gesteld dan aan een belastingaangifte.
Het is niet zo dat de overheid elk bericht moet accepteren dat elektronisch naar haar wordt verzonden wanneer zij bekend heeft gemaakt elektronisch bereikbaar te zijn. Berichten die niet voldoen aan de eisen van ‘betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid’ mogen worden geweigerd. Te denken valt aan een bericht met daarin vertrouwelijke gegevens die onbeveiligd is verzonden. Ook elektronische berichten die tot een onevenredige belasting leiden, hoeven niet te worden aanvaard.
Wetsvoorstel modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer
Anders dan nu het geval is, stelt het wetsvoorstel voor om burgers het recht te geven op elektronische communicatie met de overheid. Voor overheidsorganisaties betekent dit dat zij voor elk officieel bericht een digitaal kanaal of digitale kanalen beschikbaar moet stellen. Alle overheidsorganisaties moeten dus nagaan op welke manier zij de berichten willen ontvangen en of er nog nieuwe systemen moeten worden aangeschaft. Wil zij alle berichten binnenkrijgen via een algemeen e-mailadres, een ingevuld webformulier of moet de burger het bericht versturen via de berichtenbox (zoals) mijnoverheid.nl?
Welk kanaal kiest een overheid voor communicatie met de burger over een specifiek onderwerp?
De keuze die wordt gemaakt door een overheidsorganisatie voor een bepaald type digitaal kanaal, zal afhankelijk zijn van de wettelijke verplichtingen die worden gesteld aan een dergelijk officieel bericht. Daarbij mogen de technische eisen die een overheidsorganisatie vervolgens stelt aan het bericht, geen onnodige belemmeringen opwerpen voor de burger. Hierbij moet rekening worden gehouden met het soort bericht. Aan sommige berichten mogen namelijk zwaardere technische eisen worden gesteld dan aan het gemiddelde bericht.
Wanneer er wordt gekozen voor een webformulier zal de overheid aan de burger een kopie moeten verstrekken van de door de burger ingevulde gegevens. Bovendien zal de overheid ook een ontvangstbevestiging moeten toesturen. Daarom is het aan te raden dat bij het webformulier wordt gevraagd naar het e-mailadres van de burger zodat bekend is naar welk adres de bevestiging moet worden toegezonden.
Een ontvangstbevestiging is echter niet noodzakelijk wanneer de burger en de overheid gebruik maken van hetzelfde softwaresysteem, zoals een berichtenbox. Beide partijen kunnen dan immers zien dat het bericht beschikbaar is. Een nadeel van het gebruik van een dergelijk systeem is dat de overheid de bewijslast heeft met betrekking tot de verzending en ontvangst van berichten. Dit betekent dat sommige gegevens moeten worden gelogd om te kunnen voldoen aan deze bewijsplicht.
Wat als de burger het verkeerde kanaal heeft gebruikt? Volgens het wetsvoorstel is het overheidsorgaan verplicht om dit bericht intern door te sturen. Deze verplichting bestaat daarentegen niet wanneer het bericht wordt verzonden via een kanaal dat niet wordt gebruikt door het betreffende overheidsorgaan.
Digitalisering bij de overheid - ICTRecht Academy
Van het “openbaarmaken van (ambts)geheimen via social media”, en “elektronisch verkeer met de burger”, tot en met “Privacy en datalekken”: vrijwel alle relevante onderwerpen worden 14 september besproken in deze training voor ambtenaren.
> Meer informatie en aanmelden. Deze training wordt ook incompany verzorgd.
