Ontvangstbevestigingen: ze zijn doorgaans niet verplicht, maar bij bestuursorganen ligt dat net even anders. Als een bestuursorgaan de elektronische weg heeft opengesteld, dan is zij verplicht om de ontvangst van berichten te bevestigen. Dat blijkt uit artikel 4:3a van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
De memorie van toelichting geeft daarbij het volgende aan: "De ontvangstbevestiging vergroot de betrouwbaarheid van het elektronisch berichtenverkeer, de aanvrager kan dan immers weten dat de aanvraag is gearriveerd. Vergeleken met de conventionele weg is de extra inspanning van het bevestigen buitengewoon gering: de ontvangstbevestiging kan volledig geautomatiseerd plaatsvinden. De bestuurslasten zijn dan ook zo goed als nihil. De ontvangstbevestiging betekent niet meer dan de enkele bevestiging van de ontvangst van de aanvraag. Zij houdt geen beoordeling in of de aanvraag volledig en juist is ingediend."
Maar is een ontvangstbevestiging voor de verzender eigenlijk wel nodig? Artikel 2:17 Awb bepaalt van niet. Het is voldoende als het elektronische bericht het "systeem voor gegevensverwerking" bij het bestuursorgaan heeft bereikt, wat zo breed uitgelegd zou kunnen worden als de eerste server die binnen het beheer van het bestuursorgaan valt. Een andere kwestie is echter de volgende: hoe bewijs je als verzender dat jouw bericht is aangekomen bij het bestuursorgaan?
Daarbij zou de verplichte ontvangstbevestiging uitkomst kunnen bieden. Het (al dan niet automatisch) verzonden antwoord van een bestuursorgaan waarmee de ontvangst wordt bevestigd bevat vaak enkel een standaardtekst. In die tekst of in het onderwerp van de ontvangstbevestiging wordt soms totaal niet gerefereerd aan het oorspronkelijke bericht en dat kan onhandig zijn. Want stel dat ik meerdere berichten heb verzonden naar een bepaald e-mailadres: hoe weet ik dan zeker dat elk van die berichten en de volledige inhoud daarvan ontvangen is? De Vereniging Nederlandse Gemeenten adviseert dan ook om het oorspronkelijke bericht op te nemen in de ontvangstbevestiging. Daarnaast lijkt me een opsomming van de bestandsnamen in de bijlage een nuttige toevoeging.
In dit kader ook onhandig: een limiet op het aantal ontvangstbevestigingen dat maximaal per dag verzonden wordt naar een verzender, zoals dat bijvoorbeeld bij de out-of-office assistent in te stellen is. Hoe zit het verder met out-of-office meldingen van een medewerker van een bestuursorgaan? Kunnen die gezien worden als ontvangstbevestiging? Ze geven in elk geval aan dat het bericht de e-mailbox heeft bereikt, dus je zou kunnen stellen van wel.
En wat als de medewerker lange tijd afwezig is volgens het out-of-office bericht: kan dan van de verzender verwacht worden dat hij het in het out-of-office bericht genoemde alternatieve adres benadert (of zelfs navraag gaat doen bij het bestuursorgaan voor een alternatief e-mailadres)? Bij officiële openstelling van het e-mailadres van die medewerker voor elektronisch verkeer lijkt me dit de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan en niet van de burger. Dit soort problemen zijn door het bestuursorgaan te ondervangen door enkel centrale e-mailadressen open te stellen die geen last hebben van vakantieperiodes en waar dus überhaupt geen out-of-office bericht voor nodig is.
