Per 1 januari 2026 veranderde de rechtspositie tussen burgers en overheden door de inwerkingtreding van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (afgekort: ‘Wmebv’). De Wmebv gaat over de manier waarop overheden en burgers digitaal met elkaar communiceren. Dit heeft invloed op de digitale kanalen/processen van overheden.
Kernwijzigingen zijn onder andere:
- het recht op digitale communicatie met overheden;
- het aanwijzen van digitale kanalen voor overheidscommunicatie;
- het versturen van een ontvangstbevestiging;
- mogelijkheid om termijnen aan te passen bij storingen;
- het bieden van passende ondersteuning bij het bestuurlijk verkeer.
De Wmebv wijzigt de Algemene wet bestuursrecht (Awb) uit 1994. Digitale communicatie is sinds de jaren ’90 de norm geworden, maar de Awb bevatte hiervoor nog geen duidelijke regels. De nieuwe regels in de Wmebv sluiten beter aan bij de praktijk van 2026. Dit betekent niet dat alle communicatie met de overheid digitaal verloopt: de papieren weg blijft bestaan.
In dit blog neem ik je mee door de 6 aandachtspunten om op te letten wanneer je als lokale, regionale, of nationale overheid deze nieuwe regels in de praktijk gaat brengen.
1. Breng je digitale kanalen in kaart
Een belangrijke nieuwe verplichting is dat je voor verschillende types formele berichten (per procedure) bekend moet maken via welk digitaal kanaal het bericht verzonden en ontvangen kan worden (artikel 2:13 Awb). Via de door jou aangewezen digitale kanalen moet de communicatie voldoende betrouwbaar en vertrouwelijk plaats kunnen vinden (artikel 2:13 lid 2 Awb).
Voor de implementatie betekent dit dat je in kaart moet brengen via welke weg communicatie met burgers plaatsvindt. Voor ‘formele berichten’, zoals besluiten en klachten, dien je vast te stellen via welk digitaal kanaal hierover gecommuniceerd kan worden. Gebeurt dit via webformulieren, e-mail of uploadportalen? Kies een kanaal dat geschikt is voor het type bericht.
Voor goede informatiebeveiliging geldt dat gekeken dient te worden hoe welke communicatie beveiligd moet zijn. Voorbeeld: je kan ervoor kiezen om communicatie over aanvragen voor bijzondere bijstand via een goed beveiligd portaal te laten verlopen en niet via de e-mail. Mogelijk is dit vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging bij jouw organisatie passender omdat het gaat om gevoelige/bijzondere persoonsgegevens.
2. Maak ontvangst van digitale berichten expliciet en aantoonbaar
Krijg je een digitaal bericht? Het sturen van een ontvangstbevestiging is dan verplicht (artikel 2:17 Awb). Processen en techniek moeten zo zijn ingericht dat ontvangstbevestigingen (bijvoorbeeld automatisch) worden verzonden. De wet schrijft niet voor hoe deze eruitzien. In ieder geval moet het voor de burger duidelijk zijn dat en wanneer het bericht is ontvangen. Een ontvangstbevestiging kan bijvoorbeeld datum, tijd, referentienummer, type bericht en informatie over het vervolg bevatten.
Als je een webformulier hebt aangewezen als digitaal kanaal, let dan even goed op. De overheid moet het technisch mogelijk maken dat een burger een kopie van de gegevens van het ingevulde webformulier ontvangt (artikel 2:17). De kopie kan bijvoorbeeld verzonden worden via een ontvangstbevestiging per e-mail (mits veilig) of door het ingevulde formulier beschikbaar te stellen via een beveiligde digitale omgeving.
Maak je gebruik van een berichtenbox, bijvoorbeeld MijnGemeente? Stuur dan een notificatie. In artikel 2:10, tweede lid Awb staat wat daarin moet staan. Dit tweede lid is een bepaling die pas vanaf 2027 in werking treedt. Hierop kun je je dus alvast voorbereiden. Je dient de burger in de notificatie te informeren over dat een bericht in de berichtenbox staat. Daarnaast dien je te beschrijven wat de aard en de rechtsgevolgen van het bericht zijn en wat de eventuele reactietermijn is.
3. Bewijslast
Op bestuursorganen ligt de bewijslast voor het tijdstip van ontvangst, verzending en kennisneming van berichten in een portaal/berichtenbox (artikel 2:25 Awb). Dit is de nieuwe logplicht van bestuursorganen. De burger mag loggegevens gebruiken als bewijs over dat een bericht wel of niet goed is aangekomen. Loggegevens moet je aan de burger kunnen verstrekken wanneer deze daarom vraagt.
Dit betekent in de praktijk dat je moet nagaan of de gebruikte systemen beschikken over betrouwbare en complete logging. Log in ieder geval het moment van ontvangst, moment van verzending en wie/of het bericht geraadpleegd is. Zorg daarnaast voor afspraken over interne doorgeleiding. Bijvoorbeeld bezwaarjuristen kunnen de informatie die in de loggegevens staan nodig hebben om termijnen te bepalen. Belangrijk hierbij is ook dat je nadenkt over wie verantwoordelijk is voor de logging van de communicatie.
4. Bericht weigeren? Bereid je voor
Een bericht met een onbetrouwbare link naar documenten of met onevenredige belasting door bijvoorbeeld bijlages mag worden geweigerd (art. 2:15 Awb). Ook kun je wijzen op het juiste kanaal dat gebruikt moet worden (2:16 Awb). Nu mag de overheid ook berichten die via een niet-opengesteld kanaal zijn ingediend niet behandelen, tenzij er een uitzondering geldt (art. 2:13 Awb). In beide gevallen moet je de burger laten weten via welk kanaal het bericht wél kan worden verstuurd.
Ook het niet behandelen van digitale berichten vraagt om een goed ingericht proces. Dat begint met het beschikbaar stellen van standaardbrieven voor het weigeren van berichten/doorverwijzen. Daarnaast dienst vastgelegd te worden hoe de organisatie met weigeringen omgaat: in welke situaties is het nodig om een bericht te weigeren? En wanneer kun je iemand alleen wijzen op een ander kanaal?
5. Het gebruik van social media, hoe zit het daarmee?
Bestuursorganen kunnen social media gebruiken voor een deel van de communicatie met burgers. Social media kunnen wél gebruikt worden voor niet-formele berichten. Voor formele berichten geldt dat deze onvoldoende betrouwbaar en vertrouwelijk geacht worden (artikel 2:13 lid 2 Awb).
Wat je kunt doen in de implementatie is om social media in te richten als informele kanalen. Gebruik een standaardreactie op een DM met de boodschap “Voor formele aanvragen of bezwaar, ga naar ons webformulier of e‑mail”. Scheid daarnaast accounts voor klantcontact en juridische zaken zodat informele en formele berichten niet door elkaar gaan lopen. Zorg er wel voor dat er een proces is voor herkenning door betrokken overheidsmedewerkers, zodat zij passend door kunnen verwijzen.
6. Storing: en nu?
Met de nieuwe wet is er een regeling voor het geval een storing burgers belemmert om tijdig een aanvraag in te dienen, zoals bij subsidie (artikel 2:21 Awb). In dit geval kan je de termijn verlengen, bijvoorbeeld wanneer de storing plaatsvindt vlak voor een termijn eindigt. Overigens zal de termijn niet voor iedereen worden verlengd: de verzender moet redelijkerwijs in verzuim kunnen worden geacht.
Voor de implementatie is het verstandig om een procedure vast te stellen voor situaties waarin sprake is van een storing (lees: verminderde elektronische bereikbaarheid). Denk aan het plaatsen van een mededeling op je website. Publiceer hierbij de beschikbaarheidsstatus van systemen. Daarnaast kun je storingstijdstippen actief delen met behandelaren, zodat zij - indien nodig - late aanvragen toch passend kunnen beoordelen.
Als de notificatie voor de berichtenbox (zie hierboven onder punt 2) niet werkt: zorg dat er iets is ingericht om op een andere manier contact op te nemen. Als kennisgeving niet werkt, kan termijnoverschrijding de burger ook niet worden tegengeworpen.
Implementeer de Wmebv!
De Wmebv brengt met zich mee dat aantal praktische zaken ingericht dienen te worden voor digitale communicatie met burgers. Is bij jouw overheidsorganisatie de Wmebv al helemaal geïmplementeerd? De gevolgen van de wetswijziging voor praktische zaken als termijnen, bewijs, en interne routing worden al snel onderschat. Wij raden je daarom aan om met de implementatie aan de slag te gaan.
Dit is hoe je dat kunt doen:
- Werk met een multidisciplinair team: juristen, techniek, informatiebeveiliging, medewerkers die contact hebben met burgers, informatiehuishouding en privacy officers.
- Gebruik deze checklist van het ministerie van BZK. De VNG heeft ook een handige hulpgids.
- Let op naleving van andere wetten, zoals: AVG, WOO, WDO, NIS2, Archiefwet en eventueel de eIDAS.
Hulp nodig bij het herzien van de digitale processen van je aanwijzingsbesluiten, ontvangstbevestigingsteksten, noodprocedure, het kiezen van passende beveiligingseisen enzovoort? Neem gerust contact met ons op; wij denken graag met je mee.
Contact opnemen
