Wanneer u als ondernemer overeenkomsten sluit met klanten – consumenten of bedrijven – is het prettig wanneer niet iedere keer dat een overeenkomst wordt gesloten onderhandeld hoeft te worden over bijvoorbeeld de betalingstermijn, contractsduur of uw aansprakelijkheid.
Om hierop tijd te besparen kunt u dit soort zaken vastleggen in algemene voorwaarden.
De algemene voorwaarden kunt u dan bij al uw klanten van toepassing verklaren. De voorwaarden moeten voordat zij geldig zijn wel ter inzage gegeven worden aan de klant voordat de overeenkomst wordt gesloten. Ze gelden dan automatisch, ook wanneer de klant ze niet heeft gelezen.
Er zijn de nodige valkuilen bij algemene voorwaarden. Dat ter inzage geven moet op een voorgeschreven manier. En een webwinkel mag niet zomaar alles in algemene voorwaarden zetten, zeker niet als hij zaken doet met consumenten.
Algemene voorwaarden zijn voorwaarden die zijn opgesteld om in meerdere overeenkomsten gebruikt te worden. Ze zijn dan ook algemeen geformuleerd. Een voorbeeld is de voorwaarde “Ruilen en terugbrengen binnen 8 dagen met kassabon” op een bordje bij de kassa. Deze voorwaarde zal voor alle overeenkomsten gelden die een winkelier sluit met zijn klanten. Aangezien algemene voorwaarden zogenaamde randvoorwaarden zijn, mogen zij niet de kern van de prestatie (de essentie van de overeenkomst) aangeven. Dit is bijvoorbeeld de prijs of de omschrijving van het te leveren product. Deze dingen kunnen nooit worden opgenomen in algemene voorwaarden.
Het handige aan algemene voorwaarden is dat ze snel van toepassing zijn. U hoeft bijvoorbeeld niet te controleren of de wederpartij de algemene voorwaarden heeft gelezen of begrijpt wat erin staat. Ook wanneer de wederpartij de algemene voorwaarden niet heeft gelezen, kunnen de algemene voorwaarden van uw onderneming van toepassing zijn op de overeenkomst. Wel heeft u als gebruiker van algemene voorwaarden een informatieplicht. Deze plicht houdt in dat u de wederpartij een redelijke mogelijkheid moet bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. De wet biedt een aantal manieren om aan deze verplichting te voldoen. Hierbij maakt het een verschil of u online of offline zaken doet.
Voor elektronische overeenkomsten, zoals een koop via een webwinkel of een per e-mail uitgebrachte offerte, kent de wet een bijzondere manier om de wederpartij van de algemene voorwaarden in kennis te stellen. De algemene voorwaarden moeten dan vóór of bij het sluiten van de overeenkomst langs elektronische weg ter beschikking worden gesteld, en wel zo dat de klant ze op kan slaan en later nog eens kan nalezen. U kunt op verschillende manieren aan deze verplichting voldoen. Hieronder een aantal voorbeelden:
Wij raden u aan om ook een link naar de algemene voorwaarden op het voorportaal van de webpagina te plaatsen zodat de algemene voorwaarden ook na het sluiten van de overeenkomst eenvoudig zijn terug te vinden. De wederpartij moet ook daar de mogelijkheid hebben om de algemene voorwaarden op te slaan. Zo kunt u daar het beste ook een link plaatsen naar de voorwaarden als PDF-bestand.
Wanneer u de wederpartij niet op een juiste manier de algemene voorwaarden aanlevert, zijn de algemene voorwaarden vernietigbaar. Dit betekent dat de wederpartij de algemene voorwaarden ongeldig kan verklaren. Dit kan betekenen dat uw facturen later betaald mogen worden of dat u aansprakelijk wordt voor zaken die u had kunnen uitsluiten.
Degene die de algemene voorwaarden heeft opgesteld – of heeft laten opstellen – en deze gebruikt, wordt in het
recht de gebruiker van de algemene voorwaarden genoemd. De consument – of de onderneming – die de voorwaarden vervolgens aanvaardt wanneer hij een overeenkomst sluit, wordt in het recht aangeduid als de wederpartij.
Bij offline gesloten overeenkomsten geldt dat u de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij als fysiek stuk papier aan de klant dient te overhandigen. Houd er rekening mee dat het afdrukken van de algemene voorwaarden op de achterkant van de factuur te laat is. De overeenkomst is dan namelijk al gesloten. Stop ze dus bij de offerte of de aanbieding zodat uw klant ze kan raadplegen voordat ze definitief een overeenkomst met u zijn aangegaan.
Indien uw bedrijf valt onder de Dienstenrichtlijn gelden voor u soepelere eisen. Indien u bijvoorbeeld werkzaam bent als schoonheidsspecialist, horecaondernemer of fysieke detailhandelaar, maar ook als u diensten op afstand levert, valt u al onder deze regels. In dat geval hoeft u uw algemene voorwaarden niet per sé als fysiek stuk papier uit te reiken. Als dienstverlener kunt u in dat geval uw algemene voorwaarden op de volgende manieren verstrekken aan uw klant:
Let er goed op dat er ook uitzonderingen zijn op welke “diensten” ook echt onder deze regels vallen. Financiële diensten, vervoersdiensten en aanbieders van gokdiensten zijn een aantal voorbeelden van diensten die niet onder deze regels vallen, maar er zijn nog meer uitzonderingen. Controleer dus goed of deze regels ook echt op u van toepassing zijn of niet.
Hoewel de bovenstaande methoden allemaal toegestaan zijn, dient u nog steeds een methode te kiezen die u goed kunt bewijzen. Indien u bijvoorbeeld een dienst op afstand levert volstaat het namelijk om een helder vermelde link naar uw algemene voorwaarden in PDF-vorm mee te sturen. Het is echter beter om de algemene voorwaarden als PDF-bestand in de bijlage van een e-mail te zetten als u een offerte of contract opstuurt. Een ander alternatief is om uw algemene voorwaarden achteraan een contract of offerte in te voegen. Deze maatregelen maken het namelijk makkelijker te bewijzen dat u ook daadwerkelijk de algemene voorwaarden heeft overhandigd. Tevens zijn er minder plekken waar het fout kan gaan, door bijvoorbeeld een website die offline gaat waardoor de algemene voorwaarden niet ingezien kunnen worden.
Veel ondernemers denken dat ze de algemene voorwaarden verplicht moeten deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) alvorens ze rechtsgeldig zijn. Dit is echter een vergissing. Het is niet verplicht de algemene voorwaarden bij de KvK te deponeren. Het is eigenlijk alleen handig wanneer het redelijkerwijs niet mogelijk is de voorwaarden voor het sluiten van de overeenkomst ter hand te stellen. U kunt dan volstaan met verwijzen naar uw bij de KvK gedeponeerde voorwaarden. Deze situatie zal echter maar weinig voorkomen. U moet dan echt denken aan bijvoorbeeld snoepautomaten die toch moeilijk elke keer de voorwaarden kunnen uitprinten of winkels zoals Albert Heijn met grote aantallen klanten per dag.
Omdat over algemene voorwaarden in principe niet te onderhandelen is, en veel mensen ze niet eens lezen, kan een onderneming wel heel eenzijdige bepalingen in haar algemene voorwaarden opnemen. Ter bescherming van de wederpartij biedt de wet daarom de mogelijkheid individuele onredelijke voorwaarden uit de algemene voorwaarden ongeldig te verklaren (vernietigen). Dit kan in het geval dat de algemene voorwaarden onredelijk bezwarend zijn. Na de vernietiging mag zo’n voorwaarde niet meer gebruikt worden. Of een voorwaarde ‘onredelijk bezwarend’ is, is in het algemeen lastig te zeggen. Dat hangt altijd af van de omstandigheden van het geval.
Zo maakt het uit of de wederpartij groot of klein is, of de voorwaarde gebruikelijk is in de branche en soms zelfs of de klant zelf óók die voorwaarde hanteert naar zijn klanten.
De wet biedt consumenten, in tegenstelling tot grote bedrijven, echter wat extra bescherming met een grijze en een zwarte lijst. De zwarte lijst bevat voorwaarden die altijd onredelijk bezwarend zijn. Een voorbeeld hiervan is de regel dat men alle klachten binnen één week moet indienen. De grijze lijst bevat voorwaarden die meestal (“vermoedelijk”) onredelijk bezwarend zijn, zoals een opzegtermijn van zes maanden of een onvoorwaardelijke uitsluiting van alle aansprakelijkheid. De bewijslast om aan te tonen dat de gehanteerde voorwaarden wel redelijk zijn, ligt dan bij gebruiker van de algemene voorwaarden.
Voor overeenkomsten tussen bedrijven gelden deze lijsten in principe niet. U mag dus met een bedrijf afspreken dat een klacht binnen één week moet worden ingediend en u nooit aansprakelijk bent voor schade. Soms kan een bedrijf, zeker een kleine zelfstandige of een MKB-bedrijf, echter toch deze lijsten gebruiken om te betogen dat iemands algemene voorwaarden toch onredelijk bezwarend voor hem zijn. Dit wordt ook wel de ‘reflexwerking’ genoemd. De reflexwerking varieert van geval tot geval. Zo kan reflexwerking een rol spelen bij een zelfstandig ondernemer die tegenover een grote multinational staat terwijl reflexwerking niet aan de orde is bij twee tegenover elkaar staande grote multinationals
De zwarte lijst bevat voorwaarden die te allen tijde onredelijk bezwarend zijn bij overeenkomsten met consumenten. Daartegen valt niets meer in te brengen. Een voorbeeld hiervan is de stilzwijgende verlenging van abonnementen. Indien je bijvoorbeeld een abonnement hebt bij een maaltijd box-bezorgdienst of een sportschool mag deze na de originele contractduur slechts een maximale opzegtermijn hebben van een maand.
Andere per definitie onredelijk bezwarende voorwaarden zijn het aanwijzen van een andere rechter dan de op de grond van de wet bevoegde en de voorwaarde die u het recht geeft de afgesproken prijs binnen drie maanden na het sluiten van overeenkomst te verhogen zónder de wederpartij de mogelijkheid te geven de overeenkomst te beëindigen.
De grijze lijst bevat voorwaarden die meestal als onredelijk bezwarend worden aangemerkt. ‘Meestal’ omdat het aan de gebruiker van algemene voorwaarden is om aan te tonen dat de voorwaarde niet onredelijk bezwarend is. U dient dus met een goed verhaal te komen om te voorkomen dat de voorwaarde wordt vernietigd. Een voorbeeld van een voorwaarde die op de grijze lijst voorkomt, is dat de gebruiker van de algemene voorwaarden zichzelf een ongebruikelijk lange termijn gunt voor het nakomen van zijn verplichtingen. Indien je bijvoorbeeld een smartphone bestelt bij een webwinkel en de algemene voorwaarden bepalen dat deze binnen drie maanden geleverd zal worden, kan dit worden aangemerkt als onredelijk bezwarend. Het is immers ongebruikelijk om zo lang te moeten wachten op een smartphone. Daarentegen is het niet ongebruikelijk om, bij bestelling van een zeldzaam of exclusief horloge maanden te moeten wachten tot deze geleverd kan worden. De context bij de overeenkomst is dus bepalend voor een vernietiging op grond van de grijze lijst.
Hetzelfde geldt voor voorwaarden die de gebruiker de mogelijkheid bieden de inhoud van de overeenkomst te veranderen zonder dat de wederpartij in dat geval de overeenkomst mag beëindigen. Wanneer er zich echter onvoorziene omstandigheden voordoen, bijvoorbeeld een aanpassing van het btw-tarief, dan kan dat reden zijn om de overeenkomst te veranderen zonder dat de wederpartij de overeenkomst mag ontbinden. In zo’n geval is de voorwaarde dat de overeenkomst zomaar veranderd mag worden wel redelijk.
In het geval dat twee bedrijven met elkaar een overeenkomst sluiten hebben zij vaak beiden hun eigen algemene voorwaarden die ze op de overeenkomst van toepassing willen verklaren. Dat botst, maar in het algemeen wordt er hierover voor het aangaan van een overeenkomst bijna nooit onderhandeld. De vraag welke voorwaarden van toepassing zijn komt pas aan de orde bij een geschil.
De wet bepaalt dan dat de algemene voorwaarden waarnaar in het aanbod (de offerte) wordt verwezen, prevaleren boven die van de aanvaarding (de opdrachtbevestiging). Worden in de aanvaarding echter de voorwaarden van de aanbieder uitdrukkelijk van de hand gewezen, dan gelden juist de voorwaarden van de opdrachtgever. U zult begrijpen dat er vele grensgevallen zijn die aanleiding geven tot ruzie – juristen noemen dit niet voor niets the battle of the forms, de kleinelettertjesoorlog. Spreek daarom helder af welke voorwaarden van toepassing zijn bij een overeenkomst, dat scheelt een hoop onenigheid achteraf.
Met de juridische generatoren van ICTRecht kunt u snel en tegen een gunstig tarief zelf uw algemene voorwaarden opstellen.
Bel ons voor meer informatie op telefoonnummer: 020 663 1941 (voor ICTRecht Groningen: 050 209 3499). Een bericht achterlaten via het formulier kan ook: een van onze juridisch adviseurs neemt dan contact met u op.
Wanneer u een aanvraag bij ons doet, volgt altijd eerst een vrijblijvend kennismakingsgesprek: telefonisch, bij ons op kantoor of bij u op locatie.
Meld u nu aan voor één van de nieuwsbrieven van ICTRecht en blijf op de hoogte van onderwerpen zoals contracteren, informatiebeveiliging, innovatie, marketing, cloud, e-commerce, privacy en overheid.
