Hoe leidt u social media op de werkvloer in goede banen?
Social media op de werkvloer zijn niet meer weg te denken. Er wordt veelvuldig gebruikgemaakt van LinkedIn, Twitter en Facebook. Dit kan positief bijdragen aan uw onderneming, denk aan het opbouwen van naamsbekendheid of het werven van nieuwe werknemers. Anderzijds kan een negatieve post op Facebook de goede naam van uw onderneming besmeuren. In deze factsheet leest u hoe u als werkgever het social media-gebruik van uw werknemers in goede banen kunt leiden.
Social media zijn zeer toegankelijk: het is gratis en voor iedereen beschikbaar. Door de hoge mate van openbaarheid, iedereen kan meelezen, is het bereik van social media gigantisch. Bovendien zijn er zoekmachines en websites die gegevens kopiëren en opnieuw publiceren, waardoor een post of tweet voor altijd kan worden terug gevonden. Het bereik dat social media hebben kan zeer nadelige gevolgen hebben voor uw onderneming, bijvoorbeeld wanneer de berichtgeving over uw onderneming negatief is of, erger nog, wanneer bedrijfsgeheimen uitlekken. Reputatieschade is in dat geval vaak blijvend.
Het verbieden van social media op de werkvloer is vanwege de digitalisering van de werkplek en het massale gebruik van smartphones niet realistisch. Bovendien komt een verbod in het gedrang met het recht op privacy en de vrijheid van meningsuiting van de werknemer. Deze grondrechtelijke principes gelden ook met betrekking tot het werk en voorzien de werknemer van een redelijk niveau van privacy. Dit geldt ook voor het gebruik van internet. Wél kunt u het gebruik van social media gedurende de arbeidsrelatie reguleren door een social mediacode in te voeren. Uit die code komt naar voren op welke manier de onderneming verwacht dat werknemers omgaan met social media gedurende de arbeidsrelatie. In de social mediacode kunt u bijvoorbeeld opnemen dat werknemers geen negatieve uitlatingen over de onderneming mogen doen. Of dat wanneer een medewerker iets post deze informatie feitelijk juist dient te zijn.
De inhoud van een social media code dient aan bepaalde regels te voldoen. Het uitgangspunt is dat de voorschriften die u oplegt binnen uw instructiebevoegdheid vallen. Dit betekent dat u als werkgever eenzijdig regels mag invoeren, voor zover het gebruik van social media van invloed is op het werk. Zo kunt u uw werknemer niet verbieden om op Twitter zijn favoriete voetbalclub te supporten, tenzij uw onderneming de concurrerende club is. Wanneer u regels wilt opstellen die verder gaan dan uw instructiebevoegdheid, dient u deze in de arbeidsovereenkomst op te nemen. Verder is bij grotere ondernemingen instemming van de ondernemingsraad vereist.
Het monitoren van het social mediagebruik van de werknemer is niet zonder meer geoorloofd. Ook mag u niet zomaar een privéconversatie op Facebook controleren, ook niet wanneer de conversatie onder werktijd heeft plaatsgevonden. Dit levert namelijk, evenals een verbod op social media, strijd op met het recht op privacy en de vrijheid van meningsuiting van de werknemer. Het uitvoeren van controle is wel toegestaan wanneer u hier een gerechtvaardigd belang bij heeft.
Hiervan is in ieder geval sprake in geval van misstanden of schending van de social media code, bijvoorbeeld wanneer uw werknemer een collega discrimineert op Twitter, of wanneer de werknemer zich negatief uitlaat over uw onderneming op Facebook. In de online wereld gelden namelijk dezelfde gedragsregels als offline: wat offline niet netjes is, is dat online ook niet.
Een tweede vereiste is dat de doeleinden van de controle duidelijk vooraf vastgesteld moeten zijn. Het beschermen van bedrijfsgeheimen of het tegengaan van discriminatie zijn hier voorbeelden van. Bovendien moet uw werknemer voorafgaand aan de controle hiervan op de hoogte worden gesteld Tenslotte dient de controle zo beperkt mogelijk uitgevoerd te worden, zodat deze in redelijke verhouding staat tot het doel.
De social mediacode is geldig gedurende het dienstverband van de werknemer. Maar wat gebeurt er na de beëindiging van het dienstverband? Werknemers bouwen bijvoorbeeld contacten op via LinkedIn. Mag de werknemer deze contacten benaderen wanneer hij niet meer bij u werkt? U kunt dit regelen in een schriftelijk relatiebeding. Deze dient in de arbeidsovereenkomst te worden opgenomen. Met een relatiebeding kunt u voorkomen dat de werknemer zakenrelaties benadert met het oog op acquisitie of overname van dienstverlening. Let erop dat een relatiebeding ongeldig is wanneer dit de werknemer te eenzijdig belemmert.
Het monitoren of controleren van het gebruik van social media valt onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een individu. Denk aan naam- en adresgegevens of aan een pasfoto. Er is sprake van verwerking van persoonsgegevens wanneer er een handeling met de gegevens plaatsvindt. Wanneer persoonsgegevens bijvoorbeeld worden verzameld, geordend of bewaard is er sprake van verwerking.
Bel ons voor meer informatie op telefoonnummer: 020 663 1941 (voor ICTRecht Groningen: 050 209 3499). Een bericht achterlaten via het formulier kan ook: een van onze juridisch adviseurs neemt dan contact met u op.
Wanneer u een aanvraag bij ons doet, volgt altijd eerst een vrijblijvend kennismakingsgesprek: telefonisch, bij ons op kantoor of bij u op locatie.
Meld u nu aan voor één van de nieuwsbrieven van ICTRecht en blijf op de hoogte van onderwerpen zoals contracteren, informatiebeveiliging, innovatie, marketing, cloud, e-commerce, privacy en overheid.
