Cloudsourcing (2), Interne organisatie en voorbereiding

Een geslaagd cloudsourcingstraject staat of valt met een goede interne voorbereiding. Binnen een organisatie dienen (i) de juiste mensen op (ii) een gestructureerde manier bezig te zijn met de (iii) relevante issues.

Allereerst zal er een persoon of een team van personen moeten worden aangesteld om de outsourcing te begeleiden. Dit projectteam zal naar verhouding van de organisatie uit meerdere personen bestaan. In het team moeten personen zitten die in de organisatie de macht hebben om beslissingen te maken (bij voorkeur iemand uit het bestuur). Aan de andere kant moet er ook iemand zitten die voldoende kennis heeft van de te outsourcen bedrijfsprocessen om de eisen te kunnen bepalen. Wanneer een onderneming zijn desktopfuncties gaan outsourcen zal er in ieder geval iemand in het projectteam moeten zitten die er dagelijks gebruik van maakt of gaat maken.

Een van de eerste taken van dit projectteam is het maken van een planning. Met name bij grote outsourcingsprojecten is het gevaar dat er een te positieve planning wordt gemaakt. Een gemiddelde outsourcing duurt zes tot achttien maanden. Een cloudsourcing voor remote dekstop functies is relatief eenvoudig dus die zal eerder zes dan achttien maanden duren. De planning kan grofweg worden ingedeeld in drie fasen. 1: interne voorbereiding, 2: selectie van leverancier, 3: contracteren en implementeren.

Ten tweede is het aan te raden om een intern communicatieplan op te zetten over de voorgenomen outsourcing. Intern zullen er afspraken gemaakt moeten worden over de interne en externe communicatie. Elke outsourcing heeft invloed op het personeel dus die dienen geïnformeerd te worden. Om controle te houden over de informatievoorziening naar de leverancier is het verstandig als één persoon aangesteld wordt als contactpersoon.

De belangrijkste (en vaak lastigste) taak van het projectteam is de inventarisatie van de uit te besteden diensten. Vaak is er wel een globaal idee van de uit te besteden functies maar om niet ten prooi te vallen van de verkoopverhalen van leveranciers is het goed om vooraf te bepalen welke functies gewenst zijn. Om dit proces te structureren kan het nuttig zijn om een matrix te maken waarbij op de ene as alle productiemiddelen worden gezet (vb: pc’s, printers, servers, routers en software) en op de andere as de verantwoordelijkheden (vb: relatiemanagement, aankopen, installeren, onderhouden, security management..). In de matrix komen dan de activiteiten te staan die wel of niet uitbesteed kunnen worden (bv ‘aankopen servers’).

Wanneer intern de bovengenoemde randvoorwaarden zijn vastgesteld kan er begonnen worden aan de tweede fase, het selecteren van de leverancier. Daarover meer in mijn volgende blog.

Terug naar overzicht