Tijdens een seminar waar ik onlangs sprak over de juridische aspecten van e-mail kwam ook het e-mailverkeer met bestuursorganen aan bod. Steeds meer bestuursorganen communiceren elektronisch met burgers en ondernemers, maar over de regels daarbij bestaat vaak nog onduidelijkheid. In een aantal artikelen zal ik de belangrijkste regels behandelen. Nu: het kenbaar maken van het bereikbaar zijn per e-mail door geadresseerden.
De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer geeft al sinds 2004 een aantal voorwaarden voor communicatie door bestuursorganen met burgers en ondernemers langs elektronische weg, zoals per e-mail. Eén daarvan is dat de geadresseerde (burger of ondernemer) aan het bestuursorgaan kenbaar moet hebben gemaakt voldoende bereikbaar te zijn op het e-mailadres: een vereiste dat lijkt op opt-in.
Als er enkel sprake is van de volgende omstandigheden, dan mag het bestuursorgaan niet zomaar aannemen dat de geadresseerde bereikbaar is op een e-mailadres:
- Het e-mailadres is al bekend bij het bestuursorgaan;
- Het e-mailadres wordt genoemd bij de persoonsgegevens, bijvoorbeeld in een papieren aanvraag of brief.
Er is dus meer voor nodig: de geadresseerde moet kenbaar hebben gemaakt bereikbaar te zijn op het e-mailadres. Uit een e-mail die een burger stuurt aan de gemeente valt bijvoorbeeld al af te leiden dat die burger voldoende bereikbaar is op dat e-mailadres. De gemeente mag dan verder communiceren met die burger via het e-mailadres dat verkregen is door het elektronische initiatief: de e-mail van de burger aan de gemeente.
Uit de wet blijkt niet direct dat de burger nog een meer expliciete toestemming moet geven voor het gebruik van zijn of haar e-mailadres door het bestuursorgaan. Het gaat erom dat de burger heeft aangegeven voldoende bereikbaar te zijn per e-mail en niet zozeer of de burger daarbovenop nog eens expliciet heeft aangegeven in deze berichtenwisseling e-mails te willen ontvangen van het bestuursorgaan. De bereikbaarheid kan dus ook impliciet uit een door de burger verzonden e-mail blijken.
Als er gebruik wordt gemaakt van een contactformulier op de website van het bestuursorgaan waarbij de burger een e-mailadres verstrekt, dan zou daaruit ook afgeleid kunnen worden dat een antwoord vanuit het bestuursorgaan per e-mail mag worden verzonden. Een contactformulier geeft echter minder zekerheid over de juistheid van het door de burger opgegeven e-mailadres dan een regulier verzonden e-mail. Je zou dan ook kunnen zeggen dat het bestuursorgaan er minder snel vanuit mag gaan dat de burger daadwerkelijk bereikbaar is op het opgegeven e-mailadres dan bij een e-mail die direct verzonden wordt. Technische hulpmiddelen zoals het verplicht stellen van een account op de website van het bestuursorgaan inclusief registratiebevesting per e-mail kunnen hierbij uitkomst bieden.
Onduidelijk is of de burger na het eenmalig impliciet kenbaar maken voldoende bereikbaar te zijn per e-mail ook geacht kan worden voortaan altijd per e-mail bereikbaar te zijn voor het bestuursorgaan. Ik ben geneigd naar een meer expliciete opt-in voor eventuele toekomstige berichten die op initiatief van het bestuursorgaan, over een ander onderwerp, worden verzonden. Een meer expliciete opt-in is bijvoorbeeld op een contactformulier op de website van het bestuursorgaan eenvoudig op te nemen: een (niet vooraf aangevinkte) vinkbox met bijvoorbeeld de tekst "Hierbij maak ik kenbaar dat ik bereikbaar ben op het door mij ingevulde e-mailadres voor elektronische berichten betreffende
[ ] deze aanvraag;
[ ] al mijn toekomstig verkeer met dit bestuursorgaan."
Specifieke vragen die aan dit onderwerp gerelateerd zijn behandel ik natuurlijk met plezier in een volgend artikel: stuur ze naar m.vanleeuwen@ictrecht.nl
