Als u met wat grotere klanten in zee gaat, bent u ze vast wel eens tegengekomen: de Algemene Inkoopvoorwaarden. Waar uw eigen voorwaarden natúúrlijk zeer redelijk en gebalanceerd zijn, staan die inkoopvoorwaarden vól met rare dingen. U bent aansprakelijk, alle deadlines zijn keihard en op het minste of geringste foutje staat een contractuele boete. Of ze passen gewoon niet bij uw dienstverlening - menige inkoper hanteert voor het bouwen van websites dezelfde voorwaarden als voor de leverancier van potloden. Hoe gaat u nu om met een klant die met zijn inkoopvoorwaarden zwaait?
Algemene voorwaarden zijn gebruikelijk bij dienstverleners. Hiermee kunt u snel en eenvoudig je standaardzaken regelen. Met een simpele zin in de offerte verklaart u ze van toepassing, en dan heeft u nooit meer discussie over betalingstermijnen of de hoogte van uw aansprakelijkheid. Althans, dat zou u denken. Want inkopers hebben dat door, en ontwikkelen dus steeds vaker eigen algemene voorwaarden die ze op uw offertes van toepassing willen verklaren: de inkoopvoorwaarden.
Juridisch is het prima mogelijk dat niet de dienstverlener maar de klant de algemene voorwaarden bepaalt. De enige vraag is welke set gekozen is. Dat blijkt uit de geaccordeerde offerte. En niets anders: laat u dus niet gek maken als men achteraf zegt dat ondanks de offerte de inkoopvoorwaarden gelden omdat dat "bedrijfsbeleid" is.
Wanneer een inkoper tijdens de onderhandelingen de inkoopvoorwaarden op tafel legt, kunt u grofweg drie dingen doen:
- Vasthouden aan uw eigen voorwaarden. U nodigt de inkoper dan uit om specifieke risico's of problemen in uw voorwaarden op tafel te leggen, en maakt daar een uitzondering voor in de offerte. Als hij bijvoorbeeld een hogere aansprakelijkheidsgrens wil, dan komt die in de offerte. Maar u gaat niet vanwege dat ene hogere getal uw hele algemene voorwaarden aan de kant schuiven.
- De inkoopvoorwaarden accepteren maar mét de nodige wijzigingen. Dit is in feite dezelfde aanpak als bij 1, alleen dan met de inkoopvoorwaarden als uitgangspunt. U zet dan bijvoorbeeld een lagere aansprakelijkheidsgrens in de offerte.
- Mixen en matchen uit beide sets voorwaarden. U zoekt per onderwerp het bijbehorende artikel uit beide sets, en maakt daarmee een compromisartikel. Hiermee onderhandelt u in feite een maatwerkcontract, want dat compromis is niet meer algemeen natuurlijk.
Een optie die soms wordt gebruikt, is bepalen dat zowel uw algemene voorwaarden als de inkoopvoorwaarden van de klant gelden. Dat kan ook, maar dat zal onherroepelijk tot tegenspraken leiden. En wiens voorwaarden gelden dan? Bepaal bij deze optie dus expliciet dat bij tegenspraak uw voorwaarden winnen, of dat de inkoopvoorwaarden alleen gelden wanneer uw voorwaarden niet in het onderwerp voorzien. Op die manier weet de wederpartij dat al zijn onderwerpen ook geregeld zijn, maar heeft u toch het voordeel van uw voorwaarden.
Houdt de wederpartij hard vast aan de inkoopvoorwaarden, dan houdt het op zeker moment op. Soms helpt het om uw directe onderhandelingspartner te overtuigen van de onredelijkheid van de inkoopvoorwaarden voor uw situatie. Hij wil met u in zee en wil niet dat de deal op een formeel punt stuk gaat. Hij kan dan intern de bedrijfsjurist bewerken zodat die ook "om" gaat. Maar uiteindelijk mág een klant eisen dat enkel en alleen zijn voorwaarden gelden. De enige keuze die u dan nog heeft, is de deal laten afketsen - of de prijs flink verhogen, want extra risico's voor u kosten natuurlijk wat.
