Onderstaande column verscheen vrijdag 22 september jl. in de Automatisering Gids in de rubriek Conflict.
Een lezer vroeg me:
Met enige regelmaat krijg ik te maken met inkoopvoorwaarden.
Er wordt dan bepaald dat ik de auteursrechten moet overdragen, de aansprakelijkheid wordt beperkt, et cetera. Hoe ga ik hier mee om? Ik wil de opdracht namelijk niet mislopen, maar als ik bepaalde inkoopvoorwaarden lees, dan draag ik nog net niet mijn bedrijf over.
Hoe om te gaan met inkoopvoorwaarden?
Inkoopvoorwaarden worden met name door de overheid en grotere bedrijven gehanteerd. U brengt eerst een offerte uit met uw eigen voorwaarden en zal dan over het algemeen een bericht terug krijgen dat uw eigen voorwaarden van de hand worden gewezen en dat de inkoopvoorwaarden van de afnemer (inkopende partij) van toepassing zijn. Vervolgens zou u deze inkoopvoorwaarden weer uitdrukkelijk van de hand kunnen wijzen en uw voorwaarden van toepassing verklaren; maar deze battle of the forms zal de verstandhouding niet ten goede komen en uiteindelijk ook niet gewonnen worden van grote(re) partijen.
In geval van inkoopvoorwaarden is het gebruikelijk om een bijlage bij de offerte te maken die u uitbrengt (of bij de te sluiten overeenkomst), met daarin uitsluitingen of andere bepalingen. Het is daarbij uitermate belangrijk vast te leggen dat de bepalingen in de bijlage boven die van de inkoopvoorwaarden gaan.
Waar moet u verder op letten?
- Vaak zal in de inkoopvoorwaarden een ruime en eenzijdige bepaling zijn opgenomen met betrekking tot uw mogelijke aansprakelijkheid. Een dergelijke bepaling zal vaak tot een bepaald bedrag beperkt kunnen worden, waarbij bijvoorbeeld aangesloten kan worden bij het bedrag waarvoor u verzekerd bent.
- In de inkoopvoorwaarden kan een verstrekkende bepaling zijn opgenomen met betrekking tot de overdracht van eventuele intellectuele eigendomsrechten. In principe gaat het in zo'n geval om een onwenselijke bepaling die uitgesloten kan worden, mogelijk met uitzondering van het intellectuele eigendom op maatwerk dat geproduceerd wordt.
- In de inkoopvoorwaarden kan een bepaling zijn opgenomen die ertoe strekt dat er een onbeperkte licentie op het gebruik van een bepaalde dienst wordt verkregen. Met name in gevallen waarbij u Software-as-a-Service levert, kan het onvoordelig zijn om een dergelijke onbeperkte licentie te verstrekken.
- Wat betreft garanties kunnen er vergaande eisen worden gesteld aan bijvoorbeeld het beveiligingsniveau of bepaalde specificaties waaraan voldaan moet worden. Als u denkt dat u de gevraagde garanties niet kunt geven, verdient het de aanbeveling om de bepaling(en) waar deze worden geformuleerd uit te sluiten.
- Er kunnen bepalingen in de inkoopvoorwaarden zijn opgenomen over de omvang en duur van de onderhoudsplicht. De Algemene Rijksvoorwaarden Bij IT-overeenkomsten (ARBIT) bevatten bijvoorbeeld bepalingen die inhouden dat uw onderhoudsplicht ook blijft bestaan nadat het end-of-life-punt van uw software is bereikt of dat overheid in dat geval het gebruikersrecht op uw eventuele nieuwe software verkrijgt. U kunt in plaats van deze bepalingen specifieke afspraken maken over de duur van de onderhoudsplicht en wat daar tegenover staat.
De inhoud van inkoopvoorwaarden zijn helaas vaak een sprekend voorbeeld van de machtsverhouding tussen grotere en kleinere partijen. Door de standaard inkoopvoorwaarden van uw wederpartij dan maar gewoon te accepteren, zult u bij een conflict vaak aan het kortste eind trekken. Ik raad u daarom aan om altijd door middel van een bijlage de scherpe randjes van de inkoopvoorwaarden af te veilen. Doordat de inkoopvoorwaarden dan (in beperkte vorm) van toepassing zijn zal het voor uw wederpartij makkelijker zijn om met een dergelijke constructie akkoord te gaan. Op deze manier kunt u er zelf voor zorgen dat de balans tussen uw belangen en die van uw wederpartij weer enigszins hersteld wordt.
Bron: Automatisering Gids
