Deze blog is op 11 augustus 2023 geactualiseerd.
Waardevolle data zoals de contactgegevens van klanten, het akkoord op een offerte en afspraken hierover zijn doorgaans terug te vinden in de inbox van de werknemer. Maar wat gebeurt er met deze gegevens als de werknemer uit dienst gaat? Mag je e-mail van de ex-werknemer inzien? En hoe lang mag je deze bewaren? En hoe voorkom je dat belangrijke informatie verloren gaat doordat een – gefrustreerde – werknemer op de delete-knop drukt wanneer hij of zij de onderneming verlaat?
Privacy vs. bedrijfsbelang
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming mag je de zakelijke mail van (ex)werknemers inzien, míts je daar een gegronde reden voor hebt. Daarbij dien je een afweging te maken tussen het belang dat jouw bedrijf heeft om de e-mail te bekijken en het privacybelang van de werknemer. Het verwijderen van belangrijke gegevens kan de continuïteit van de onderneming flink in de weg komen te staan. Ook kan het inzien van e-mail noodzakelijk zijn in het kader van de opvolging van de ex-werknemer. Deze omstandigheden wegen op tegen het belang van de werknemer de e-mail voor zichzelf te houden. Het bedrijfsbelang kan prevaleren boven het privacybelang van de werknemer. Je mag de e-mail van (ex)werknemers in dat geval bekijken. Ook staat de wet het toe dat je een back-up maakt van zakelijke e-mails en mag je het de werknemer zelfs verbieden e-mail te verwijderen. Zo voorkom je dat belangrijke gegevens verloren gaan.
Dat ligt anders bij privémail. Je dient het recht op privacy van de werknemer te respecteren. Om die reden is het lezen van privémail niet toegestaan. Het staat de werknemer dan ook vrij privéberichten uit de zakelijke inbox te verwijderen. Ook wanneer privémail binnenkomt nadat de werknemer is vertrokken, dien je deze ongeopend te laten.
Bewaartermijn bewaren van e-mail
De privacywet stelt regels aan het bewaren van e-mail. Het basisprincipe is dat je de e-mails mag bewaren zo lang dat nodig is. Als organisatie dien je in het verwerkingsregister te motiveren waarom bepaalde e-mails voor een bepaalde termijn bewaard mogen worden. De termijn kan worden verlengd wanneer je daar een goede reden voor hebt, bijvoorbeeld bij een arbeidsconflict.
Afspraken over e-mail
Het is raadzaam om afspraken over (het bewaren van) e-mail vast te leggen. Bijvoorbeeld in het arbeidsvoorwaardenreglement of in een ICT- en internetreglement. Zo weten jij en de werknemer waar het op staat. Wij helpen je graag bij het opstellen en reviewen van deze documenten. Neem contact met ons op voor meer informatie.
> Meer over ICT & Arbeidsrecht
ICTRecht Academy
