De AVG, wat is er veranderd?

Vanaf 25 mei 2018 moet ook uw organisatie voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Wat is er precies veranderd en waar dient u als organisatie rekening mee te houden?

Wat verandert er door de AVG?

Uw activiteiten vallen veel sneller onder de privacywet

Het centrale begrip ‘persoonsgegevens’ verandert namelijk: naast bestanden met namen, adressen en dergelijke vallen nu ook gegevens gekoppeld aan IP-adressen, MAC-adressen, cookies en dergelijke onder de wet. Ook als u niet weet hoe de persoon achter een cookie heet, dient u dat gegeven te behandelen als privacygevoelig.

 

 

Uw privacyverklaring moet nog transparanter

U moet in eenvoudige taal precies en volledig uitleggen (in een privacyverklaring) wat u doet met persoonlijke gegevens. Ook moet u mensen wijzen op hun rechten, zoals dat men gegevens mag aanpassen, het dossier mag inzien of zelfs laten vernietigen. Bouwt u interesseprofielen op, dan moeten die op verzoek kunnen worden verwijderd. Bovendien moet u ze wijzen op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Mogelijk heeft u een FG nodig 

Een Functionaris Gegevensbescherming (FG) – ook wel Data Protection Officer (DPO) of Privacy Officer genoemd – is een onafhankelijke persoon binnen de organisatie die adviseert en rapporteert over naleving van de AVG. Deze is verplicht wanneer u op grote schaal gevoelige persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens verwerkt, of als u structureel mensen observeert (fysiek of digitaal). Een FG kan iemand zijn die intern aangesteld wordt, maar mag ook iemand zijn die extern aangesteld wordt, zoals een (virtuele) FG van ICTRecht.

Detachering goud@2x

Waar dient u verder rekening mee te houden?

  • Alle datalekken moeten intern worden gedocumenteerd

Volgens de oude privacywet hoeft u alleen datalekken bij te houden wanneer u ze ook moet melden aan de toezichthouder. De AVG stelt het verplicht om alle datalekken intern te documenteren, óók datalekken die niet hoeven te worden gemeld. En verwerkt u privacygevoelige data voor uw opdrachtgevers? Dan bent u straks wettelijk verplicht alle datalekken daarbij aan hen te melden, zodat zij dit weer aan de toezichthouder kunnen melden. Lees meer in onze factsheet over het registreren van datalekken.

  • U moet alle verwerkingen van persoonlijke gegevens documenteren, ook de triviale zoals uw personeelsadministratie of de nieuwsbrief 

In dit register moet onder andere staan welke persoonsgegevens er verwerkt worden, voor welke doeleinden, en hoe deze gegevens beveiligd worden. Meer informatie vindt u in onze factsheet over het verwerkingsregister.

  • U moet met al uw leveranciers en afnemers een zogeheten verwerkersovereenkomst sluiten
In de verwerkersovereenkomst maakt u specifieke afspraken over de omgang met persoonlijke gegevens. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is dat wanneer u diensten uitbesteedt waarbij persoonsgegevens van een klant zijn betrokken, u hiervoor toestemming nodig hebt van die klant.
  • De boetes worden gigantisch

De maximale boete per overtreding van de oude privacywet was 900.000 euro. Dit veranderde met de komst van de AVG naar 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet. Bovendien komt er komt een Europees Comité dat toeziet op de juiste toepassing van de AVG.

  • Zitten er risico's aan een verwerking, dan moet u een complete Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitvoeren

Dit is een uitgebreid onderzoek om privacyrisico’s in kaart te brengen en deze zo veel mogelijk weg te nemen. Pas nadat de DPIA is uitgevoerd en de resultaten geïmplementeerd, mag u die risicovolle verwerking uitvoeren. Meer informatie vindt u in onze factsheet over de DPIA.

  • Uw software en diensten moeten van de grond af rekening houden met privacy

Dit wordt ook wel ‘Privacy by design’ en ‘Privacy by default’ genoemd. Kort gezegd moet bij elke stap in de ontwikkeling de privacyaspecten worden benoemd en meegenomen in de uitwerking. Daarnaast moeten standaardinstellingen van een nieuwe dienst zo privacyvriendelijk mogelijk zijn.

  • U dient een intern privacybeleid te publiceren waarin staat wie welke rol heeft bij de omgang met persoonsgegevens

Het is belangrijk dat medewerkers hiervan op de hoogte zijn. Zij moeten dus worden getraind, en dit moet regelmatig worden herhaald.

  • U moet kunnen omgaan met verzoeken van personen, zoals een verzoek om inzage of correctie van hun gegevens 

Maar wanneer u verouderde gegevens heeft moeten deze worden gewist op verzoek. Een verzoek van een betrokkene over zijn persoonsgegevens moet normaal binnen een maand inhoudelijk afgehandeld zijn. Is uw helpdesk hier al op ingericht?

  • Werkt u met buitenlandse partijen, controleer dan of zij binnen of buien de EU persoonlijke informatie voor u opslaan

Dat laatste is alleen toegestaan als er wordt voldaan aan strikte regelgeving, bijvoorbeeld als het land in kwestie door de Europese Commissie gecertificeerd is. De VS is dat, het zogeheten Privacy Shield biedt de nodige waarborgen voor gebruik van Amerikaanse partijen. Maar let op, uw klanten kunnen van u eisen dat data gewoon in het geheel niet de EU verlaat.

  • Maakt uw organisatie gebruik van vingerafdrukken of biometrie, bijvoorbeeld voor toegangsbeveiliging?

Dit ligt gevoelig onder de AVG, omdat dergelijke biometrische gegevens een streng beschermingsregime genieten.

Lees meerLees minder

Overige punten AVG

Document
Maakt u interesseprofielen of risicoanalyses van uw klanten, bezoekers et cetera? Dan moet u hen op verzoek kunnen uitleggen hoe dat gebeurt en wat u daarmee doet. Dit speelt al bij het gebruik van cookies voor advertentiedoeleinden.
Computer
Heeft u online diensten waarin mensen persoonlijke informatie opslaan? Dan moeten zij in staat zijn al hun informatie te kunnen exporteren in een standaardformaat, zodat zij die naar een andere organisatie kunnen overdragen. Denk aan downloaden van foto’s, socialmediaberichten of forumbijdragen.
agenda
Vanuit de gedachte van risicobeheersing vereist de AVG dat u het minimale aan persoonsgegevens onder u heeft. U moet dus actief informatie weggooien wanneer deze niet meer relevant is – en u moet beleid hebben dat uitwerkt wanneer iets wel of niet relevant is, en hoe het weggooien dan veilig wordt gerealiseerd.
Privacy
Beveiliging van persoonlijke gegevens is cruciaal vandaag de dag. Zonder encryptie, tweefactorauthenticatie en het kunnen scheiden en veilig wissen van persoonlijke informatie neemt u een zeer groot risico. Verder zullen uw ICT-systemen regelmatig moeten worden onderzocht op nieuwe risico’s.

Meer informatie ontvangen?

Bel ons voor meer informatie op telefoonnummer: 020 663 1941 (voor ICTRecht Groningen: 050 209 3499). Een bericht achterlaten via het formulier kan ook: een van onze juridisch adviseurs neemt dan contact met u op.

Wanneer u een aanvraag bij ons doet, volgt altijd eerst een vrijblijvend kennismakingsgesprek: telefonisch, bij ons op kantoor of bij u op locatie.

Laat uw gegevens achter