Interne privacyverklaring opstellen

Uw organisatie is wettelijk verplicht om medewerkers te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dat gebeurt via een interne privacyverklaring. Maar wat staat daar eigenlijk in? Onze privacy specialisten helpen u graag bij het opstellen van een interne privacyverklaring.

Vraag informatie aan Ontmoet onze specialisten

Wat staat er in een interne privacyverklaring?

ICTRecht stelt graag een interne privacyverklaring voor u op. Wij zorgen ervoor dat de interne privacyverklaring aan alle wettelijke vereisten voldoet. Het is een overzichtelijk document, zodat een medewerker kan lezen wat er gebeurt met zijn/haar persoonsgegevens. De interne privacyverklaring ziet er in feite hetzelfde uit als de privacyverklaring op de website. De onderwerpen die aan bod komen in de interne privacyverklaring zijn namelijk hetzelfde:

1. Bedrijfsgegevens van uw organisatie

De identiteit en contactgegevens van uw organisatie dient in de interne privacyverklaring te staan. Heeft uw organisatie een FG? Dan moeten ook diens gegevens in de privacyverklaring worden vermeld.

2. Persoonsgegevens

Ondanks dat het niet wettelijk verplicht is om aan te geven welke persoonsgegevens er worden verwerkt, vinden wij het wel verstandig om hierover te informeren. Zo weet een medewerker wat voor soort persoonsgegevens uw organisatie van hem/haar verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan een naam, adresgegevens maar ook financiële gegevens.

3. Verwerkingsdoeleinden en grondslagen

Met welk doel worden persoonsgegevens verwerkt en op basis van welke grondslag gebeurt dat? Denk bijvoorbeeld aan het overmaken van het salaris in het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. In geval van ziekte zal de werkgever wellicht een fruitmand of bloemetje willen versturen. Ook dan worden persoonsgegevens verwerkt.

4. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is. Voor het personeelsdossier geldt een bewaartermijn van 2 jaar na uitdiensttreding.

5. Ontvangers waar de persoonsgegevens naartoe worden gestuurd

Maakt u gebruik van een arbodienst, een ICT-dienstverlener waar het HRM-pakket wordt afgenomen of andere partijen waar de persoonsgegevens naar worden doorgestuurd? Daar moeten medewerkers over worden geïnformeerd.

6. Doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen
Maakt uw organisatie gebruik van leveranciers in bijvoorbeeld de Verenigde Staten of Azië? Dan moet daarover worden geïnformeerd in de privacyverklaring.

7. Beveiliging
In de interne privacyverklaring vermelden wij welke beveiligingsmaatregelen u treft om persoonsgegevens te beschermen. Denk bijvoorbeeld aan tweefactorauthenticatie of camera’s op kantoor.

8. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben bepaalde rechten. Denk bijvoorbeeld aan het recht op inzage en het recht op een verwijdering. In de interne privacyverklaring maken wij een opsomming van alle rechten die medewerkers hebben.

Neem contact met ons op

Zelf een interne privacyverklaring maken?

U kunt ervoor kiezen om zelf een interne privacyverklaring te maken. Hiervoor kunt u gebruik maken van onze generator. Aan de hand van het invullen van een vragenlijst, wordt een standaard interne privacyverklaring voor u gegenereerd.

Naar de documentenshop

"ICTRecht is een zeer gewaardeerde partner voor Otrium. Het team zet altijd net die stap extra waardoor ze onze verwachtingen meer dan waarmaken. En dat op een heel efficiënte manier. We raden ICTRecht's kennis en expertise van harte aan."

Onze privacy specialisten

Maak kennis met onze juridisch adviseurs die specialist zijn op het gebied van privacy. Zij staan u bij met praktisch advies.

Meer informatie ontvangen?

Bel ons voor meer informatie op telefoonnummer: 020 663 1941 (voor ICTRecht Groningen: 050 209 3499). Een bericht achterlaten via het formulier kan ook: een van onze juridisch adviseurs neemt dan contact met u op.

Wanneer u een aanvraag bij ons doet, volgt altijd eerst een vrijblijvend kennismakingsgesprek: telefonisch, bij ons op kantoor of bij u op locatie.

Laat uw gegevens achter

Gerelateerde diensten

Verwerkersovereenkomst

Wanneer een partij het verwerken van persoonsgegevens bij een andere partij wil uitbesteden, is het wettelijk verplicht om hierover een verwerkersovereenkomst te sluiten.

Privacyverklaring

De privacyverklaring gebruik je om transparant te zijn naar jouw klanten over welke persoonsgegevens worden verwerkt en wat er met hun persoonsgegevens gebeurt.

Cookieverklaring

Een cookieverklaring is verplicht als jouw organisatie met cookies werkt. Wij geven je informatie om zelf een cookieverklaring samen te stellen.