Voor veel bedrijven is de digitale nieuwsbrief, het versturen van aanbiedingen via bijvoorbeeld e-mail, een lucratieve manier van reclame maken. In korte tijd en met weinig inspanning kunnen grote aantallen (potentiële) klanten relatief goedkoop bereikt worden. Bij het versturen van digitale nieuwsbrieven moet rekening worden gehouden met regelgeving. In deze blog geven wij een overzicht van punten om aan te denken bij het versturen van digitale nieuwsbrieven.
Wanneer is toestemming rechtsgeldig?
Voor het versturen van een digitale nieuwsbrief is in principe uitdrukkelijke toestemming van de ontvanger vereist. Er geldt in de meeste gevallen dat, als geen toestemming is verkregen, het niet is toegestaan om ongevraagd reclame te e-mailen. Dit wordt geregeld in de Telecommunicatiewet. De Telecommunicatiewet verwijst daarbij voor de uitleg van ‘toestemming’, naar de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Wbp zal met ingang van 25 mei 2018 worden vervangen door de AVG. Dit betekent dat per die datum, de toestemmingseis strenger zal worden ingevuld. De toestemming is dan pas rechtsgeldig, als aan de volgende vereisten is voldaan:
- uit de vraag blijkt duidelijk namens wie de berichten worden verzonden;
- de frequentie wordt benoemd;
- er wordt aangegeven wat voor soort informatie zal worden gestuurd. Is dat bijvoorbeeld een overzicht van alle wekelijkse aanbiedingen, van nieuwe acties of nieuwe producten?
- ook wordt vermeld via welke weg de communicatie zal worden verstuurd;
- het moet voor de ontvanger duidelijk zijn waar hij terecht kan voor meer informatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opnemen van een verwijzing naar de privacyverklaring;
- de toestemming is niet gekoppeld aan het verkrijgen van (gratis) producten of diensten.
Een voorbeeld van een toestemmingsvraag is:
Waarbij onder ‘klik hier’ naar de privacyverklaring wordt gelinkt en het aan te vinken vakje niet vooraf aangevinkt is. Het aanklikken van deze toestemming moet worden gelogd. De AVG eist namelijk ook dat aangetoond moet kunnen worden, dat inderdaad toestemming is gegeven. Voor elk doeleinde moet apart toestemming worden verkregen. Het doeleinde in de bovenstaande toestemmingsvraag was ‘e-mailen met nieuwste aanbiedingen’. Is via bovenstaande voorbeeldzin toestemming verkregen? Dan kan bedrijf X niet onder dezelfde toestemming e-mails versturen over prijsvragen. Dit is namelijk een doeleinde, waarvoor geen toestemming voor gebruik van de elektronische contactgegevens is verkregen.
Nieuwsbrieven verzenden zonder uitdrukkelijke toestemming
In enkele gevallen is het mogelijk om digitale nieuwsbrieven te verzenden zonder uitdrukkelijke toestemming. Dit is het geval als:
- de betrokkene iets heeft gekocht (dus voor iets heeft betaald); en
- de digitale nieuwsbrief alleen producten en/of diensten bevat die soortgelijk zijn aan wat de betrokkene heeft gekocht; en
- de betrokkene duidelijk op de hoogte is gebracht dat hij na aankoop een nieuwsbrief gaat ontvangen; en
- de betrokkene nog vóór het moment van aankoop de mogelijkheid heeft gehad om zich te verzetten tegen het ontvangen van die nieuwsbrief.
Dit kan bijvoorbeeld door in een bestelproces van een webshop een vooraf aangevinkt vakje toe te voegen, welke de betrokkene kan uitvinken. Daarmee wordt de verzetsmogelijkheid geboden. Let op: een vooraf aangevinkt vakje bij het bestellen van een gratis sample of aanmelding voor een gratis dienst kan niet. De betrokkene heeft dan namelijk niet een product en/of dienst gekocht.
Een andere uitzondering op de voorafgaande toestemmingsregel is het verzenden van commerciële berichten aan e-mailadressen van bedrijven die ‘daarvoor bestemd zijn’. Denk hierbij aan marketing@bedrijfX.nl, of acquisitie@bedrijfX.nl. Een algemeen e-mailadres valt niet onder deze uitzondering. Een algemeen e-mailadres is bijvoorbeeld info@bedrijfX.nl of algemeen@bedrijfX.nl.
Regels voor de inhoud van uw nieuwsbrief
Ook de inhoud van de digitale nieuwsbrief moet aan een aantal vereisten voldoen. Ten eerste moet reclame als zodanig herkenbaar zijn. Dit kan worden bewerkstelligd door in het onderwerp van de e-mail ‘nieuwsbrief’, ‘reclame’ of ‘aanbieding’ te benoemen. Uit het bericht moet duidelijk blijken van wie het bericht afkomstig is. Het moet voor de ontvanger van de nieuwsbrief transparant zijn wat de identiteit is van degene namens wie het bericht is verzonden en hoe hij die partij kan bereiken.
De informatie die moet worden vermeld is de bedrijfsnaam, het vestigingsadres, het e-mailadres, het btw-nummer en het KvK-nummer. Deze gegevens hoeven niet als zodanig worden opgenomen in de nieuwsbrief zelf, mits de nieuwsbrief een hyperlink of logo bevat die duidelijk en herkenbaar doorlinkt naar een internetpagina waarop al deze gegevens beschikbaar zijn.
Wees duidelijk over prijzen
Prijzen moeten duidelijk en ondubbelzinnig worden vermeld bij het aanbieden van producten of diensten in de nieuwsbrief. Dit betekent dat ook hier moet worden vermeld of de prijzen inclusief btw zijn. Voldoet de afzender niet aan deze vereisten? Dan riskeert de afzender een boete van de toezichthouder.
Opzeggen moet mogelijk zijn
In elke digitale nieuwsbrief moet een manier worden geboden aan de ontvanger om de digitale nieuwsbrief op te zeggen. Deze manier moet kosteloos en gemakkelijk zijn. Nadat de ontvanger van deze methode gebruik heeft gemaakt, moet de verzender er direct voor zorgen dat de elektronische contactgegevens van deze ontvanger uit de lijst voor digitale nieuwsbrieven wordt verwijderd.
Verder moet bij het schrijven van de inhoud rekening worden gehouden met de regels over misleidende reclame en met de Nederlandse Reclame Code. De digitale nieuwsbrief mag uiteraard geen virussen of ander schadelijk materiaal bevatten, of de lezer aanmoedigen om een website te bezoeken die dat bevat.
Hoe lang mogen elektronische contactgegevens bewaard worden?
De elektronische contactgegevens en bijbehorende toestemming mogen niet oneindig worden bewaard. Voor het verwerken van deze gegevens moet een bewaartermijn worden vastgesteld. Deze termijn moet ook worden gecommuniceerd via de privacyverklaring. Een wettelijke bewaartermijn voor e-mailadressen die gebruikt worden voor het verzenden van digitale nieuwsbrieven is er niet.
Wel wordt er in het vrijstellingsbesluit bij de Wet bescherming persoonsgegevens het een en ander geregeld over het verwerken en bewaren van communicatiegegevens. Hierbij wordt uitgegaan van een bewaartermijn van 1 jaar, nadat de relatie tussen de ontvanger en de verzender verbroken is. Dit is bijvoorbeeld 1 jaar na het verzenden van de laatste digitale nieuwsbrief.
Bovenstaand overzicht biedt u handvatten hoe om te gaan met de regelgeving omtrent het versturen van nieuwsbrieven. Zodat u (weer) op de juiste manier klanten kunt bereiken middels uw nieuwsbrief.
Dit artikel is eerder gepubliceerd in ons magazine ICTRecht in de praktijk, nr. 2 2018.
Wilt u concreet weten wat te doen onder de AVG?
Bestel dan ons ‘Handboek AVG Compliance in de praktijk’. Voor €39,95 (incl. btw en excl. verzendkosten) krijgt u overzichtelijke adviezen en uitleg over de AVG, vele praktische voorbeelden, stappenplannen en standaardteksten.
