Wordt er in uw zorginstelling gebruik gemaakt van een digitaal systeem voor het opslaan van de medische gegevens van uw patiënten of cliënten? Dan is het van belang dat u bekend bent met het verplichte bewaartermijn van deze gegevens want vaak worden oude gegevens na verloop van tijd automatisch vernietigd.
De verschillende wetten zoals de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst en de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten, kennen verschillende bewaartermijnen voor patiënt- dan wel cliëntgegevens. Er bestaat echter overlap wat betreft de toepasselijkheid van de wetten. Dit maakt het een en ander minder inzichtelijk. Daarom geef ik u een praktisch overzicht van de geldende termijnen.
Een huisartsenpraktijk moet de patiëntgegevens tenminste 20 jaar bewaren. Het termijn gaat lopen nadat de behandelingsovereenkomst is beëindigd. De gegevens moeten langer bewaart worden indien dit “uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit”. Indien de patiënt een erfelijke ziekte heeft kan het voor zijn nabestaanden van zeer groot belang zijn om kennis te kunnen nemen van de gegevens. Dan kan het zo zijn dat de gegevens langer bewaard moeten worden. De medische gegevens van kinderen moeten ook om die reden langer bewaard worden, gangbaar is de informatie nog 20 jaar te bewaren nadat hij of zij de leeftijd van 19 jaar bereikt heeft.
Voor langdurige zorginstellingen zoals verpleegtehuizen is uit de verschillende regelingen af te leiden dat zij de cliëntgegevens 7 jaar moeten bewaren. Let op! Mocht er ook een verpleegtehuisarts zijn, dan geldt voor de door hem opgeslagen patiëntgegevens weer het in de vorige alinea genoemde termijn van 20 jaar.
In de Jeugdzorg wordt het termijn van 20 jaar gehanteerd, in zoverre dat de gegevens in ieder geval bewaard worden tot het jongste kind van het gezin ook meerderjarig is.
Het dossier van een patiënt die verplicht is opgenomen in een psychiatrisch ziekenhuis wordt (maximaal) 5 jaar bewaard na vertrek uit het ziekenhuis. Over het algemeen moet het dossier na verloop van het termijn worden vernietigd.
Voor de uitslag van een medische keuring geldt dat de bevindingen bewaard mogen worden zolang noodzakelijk voor het doel van de keuring. De bij een aanstellingskeuring vergaarde gegevens moeten nadat er een positief óf negatief besluit over de aanstelling is genomen, worden vernietigd. In andere gevallen is er een langer bewaartermijn te verdedigen. Doch zal het noodzakelijke bewaartermijn meestal minder dan 20 jaar zijn.
Ziekenhuizen moeten over het algemeen, net als de huisartspraktijken, de patiëntendossiers 20 jaar bewaren na afloop van de geneeskundige behandelingsovereenkomst tenzij uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit dat de informatie langer bewaard moet worden. In de archiefwet is echter een uitzondering te vinden voor academische ziekenhuizen. Zij moeten (delen uit) de patiëntendossiers 115 jaar bewaren. De 115 jaren dienen geteld te worden vanaf de geboortedatum van de patiënt. Dit geldt voor de ontslagbrief, het operatieverslag, het anesthesieverslag, het PA-verslag, het verslag van spoedeisende hulp en bescheiden die gegevens over calamiteiten bevatten.
In veel gevallen zal er sprake zijn van een geneeskundige behandelingsovereenkomst zoals besproken in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst. De tenzij die in het dan geldende termijn is opgenomen, geeft dat automatisch vernietigen van gegevens een probleem vormt. Ook als dat pas na 20 jaar gebeurt. Het beheer van de gegevens moet daarom bij de zorgverlener liggen. Alleen de zorgverlener kan besluiten (en is er ook verantwoordelijk voor!) of de gegevens verwijdert mogen worden of dat het nodig is de gegevens langer te bewaren.
Training ICT en gezondheidsrecht
Werkt u bij een zorginstelling of bent u ICT-leverancier in de zorg en vraagt u zich af hoe u er gewerkt moet worden in de cloud en wat de regels zijn voor het uitwisselen van medische gegevens online? Deze en meer van dit soort vraagstukken worden behandeld tijdens deze training.
