Het jaar loopt op zijn eind en de feestdagen staan voor de deur. Doorgaans een tijd voor bezinning en reflectie. Maar ook een mooi moment om stil te staan bij wat er komen gaat. Welke dingen wilt u anders doen in het nieuwe jaar? Verandering is altijd lastig. U zult bestaande patronen moeten doorbreken en zekerheden wellicht moeten opgeven. De juridische wereld is enigszins conservatief, maar ontkomt ook niet aan verandering.
Soms zijn het externe factoren die verandering noodzakelijk maken, bijvoorbeeld het stoppen van KPN met ISDN-verbindingen, waardoor de fax door de rechtspraak in de ban gedaan moet worden. Maar hoe bewerkstellig je een verandering, bijvoorbeeld de toepassing van (nieuwe) technologie, in de juridische sector? In dit artikel zullen we een aantal belangrijke aandachtspunten bespreken.
Met welke stakeholders heeft de organisatie te maken?
Het is van essentieel belang om iedereen op wie de verandering van toepassing zal zijn tijdig te infomeren over de verandering. Hoe u dit doet, hangt af van het belang van de persoon – ook wel stakeholder genoemd. In principe zijn er vier verschillende soorten stakeholders aan te wijzen. Het kan verstandig zijn alle betrokkenen in te delen bij de vier verschillende categorieën:
- Veel interesse, weinig invloed
- Veel interesse, veel invloed
- Weinig interesse, weinig invloed
- Weinig interesse, veel invloed
Ieder type stakeholder kent een eigen benadering. Zo is het belangrijk om type 2 tevreden te houden, goed te informeren en onderdeel te maken van het proces. Terwijl type 4 nauwlettend in de gaten gehouden moet worden, waarbij het belangrijk is rekening te houden met zijn wensen.
Verandertraject laten slagen? Onze 5 tips!
Verandering klinkt op papier eenvoudig en wanneer je eenmaal je stakeholders in beeld hebt, kan er niets meer misgaan. Toch? Helaas is de praktijk weerbarstiger. Hierbij 5 tips die we kunnen meegeven vanuit de praktijk om te voorkomen dat u tegen problemen aanloopt gedurende een verandertraject.
- Omgevingsbewustzijn: Elke organisatie is anders en geen functie is gelijk. De juridische afdeling heeft van oudsher enige aversie tegen verandering en vraagt om die reden meer aandacht.
- Weerstand: Negeer mensen die kritisch zijn tegen de verandering niet. Zorg dat zij voldoende gehoord worden en dat de argumenten die zij aandragen serieus genomen worden. Dit zal uiteindelijk helpen bij de welwillendheid ten aanzien van de verandering.
- Werk strategisch: Begin top-down waar het aankomt op voorbereiding. Als leiders binnen de organisatie overtuigd zijn van het nut van de verandering, dan heeft u belangrijke sponsors aan boord. Daarnaast helpt het bij de motivatie van andere medewerkers om mee te gaan in de verandering. Werk vervolgens de feitelijke verandering buttom-up uit, werk stap voor stap en begin klein.
- Verantwoordelijkheid en vertrouwen: Zorg voor verantwoordelijkheid op ieder niveau. Iedereen die betrokken is bij de verandering zal hiervoor open moeten staan om de verandering succesvol te laten verlopen. Betrek deze personen bij het zoeken naar mogelijke oplossingen om draagvlak te creëren. Geef stakeholders het vertrouwen dat zij prima in staat zijn om de verandering te omarmen.
- Communicatie: Communiceer open en veel. Verandering is voor iedereen spannend, dus zorg dat iedereen up-to-date is over de mogelijke gevolgen voor zijn of haar functie. Houd hierbij rekening met de voor- en nadelen van de betrokkenen.
Uiteraard zal elk verandertraject anders zijn. Maar hopelijk geven we met dit inzicht en deze tips voldoende handvatten om vol vertrouwen een verandertraject in te gaan.
Meer weten?
Benieuwd hoe onze consultants voor onze opdrachtgevers veranderingen doorvoeren met betrekking tot legal tech en legal operations? Neem dan contact met ons op. Wij nemen u vervolgens graag mee in onze werkwijze.
Meer informatie over dit onderwerp? Lees verder:
