Zo af en toe zijn uw voorwaarden aan een update toe. Deze kunt u zelf maken, of door ICTRecht of een ander laten opstellen. Maar hoe dan ook: u heeft de prachtige update en nu wilt u deze van toepassing verklaren. Hoe gaat dat in zijn werk?
Voor nieuwe offertes is het eenvoudig. Op uw sjabloon voor offertes staat (hoop ik) al een standaardzin "Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing" of iets dergelijks. U hoeft dan niets meer te doen dan vanaf dat moment de nieuwe voorwaarden mee te sturen met de offertemail. Dat kan gewoon als PDF.
Gaat het om een bestaande klant aan wie u een nieuwe offerte uitbrengt, zet er dan even bij dat de voorwaarden gewijzigd zijn. Bestaande klanten lezen immers niet elke keer de voorwaarden die u elke keer netjes meestuurt. (Overigens hoeft u ze niet elke keer mee te sturen, zolang u er maar wel elke keer naar verwijst.)
Bij bestaande contracten/opdrachten/abonnementen ligt het iets lastiger. Daar bent u afhankelijk van wat er in uw huidige voorwaarden staat over wijziging daarvan. Dat is dan de procedure die u moet volgen.
Een veelgebruikte constructie is dat de nieuwe voorwaarden enkele weken of een maand na mededeling aan de klant in werking treden. U kunt dan volstaan met een mail naar de betreffende klanten waarin u verwijst naar het huidige contract, en mededeelt dat u krachtens artikel 23.18 van uw huidige voorwaarden per 1 juli 2009 overstapt naar de nieuwe voorwaarden zoals bijgesloten.
Houd er trouwens rekening mee dat u nu klanten krijgt die gaan zeggen dat ze er vanaf willen of dat ze de wijziging niet accepteren. Bij zakelijke klanten kunt u hard zijn: die hebben geen recht om op te zeggen bij een contractswijziging. Zij hebben getekend voor de voorwaarden inclusief de wijzigingsclausule. Consumenten (en soms ook kleine zakelijke klanten) mogen bij veranderingen in hun nadeel vaak wel van het contract af. U zou dus de wijziging kunnen laten samenvallen met de eerstvolgende 'gewone' verlenging van het contract.
Zelf juridische documenten opstellen?
> Probeer het zelf
